Noch bis vor einem halben Jahr hätten sich vermutlich die wenigsten vorstellen können, Bewerbungsgespräche digital durchzuführen. Und bis auf ein paar Ausnahmen, etwa Konzerne mit mehreren Niederlassungen in anderen Ländern, war dies auch nicht notwendig.
Durch die aktuelle Krisensituation sieht die Lage anders aus und manche Veränderungen, die uns Corona „eingebracht“ hat, werden wohl auch weiterhin bestehen bleiben. Etwa, dass man sich genau überlegt, ob eine Anwesenheit vor Ort tatsächlich notwendig ist oder ob man zum Beispiel Vorstellungsgespräche nicht auch weiterhin digital anbietet.
Vorteile von Online-Vorstellungsgesprächen
Die Vorteile dafür liegen für beide Seiten auf der Hand. Die Bewerber sparen Zeit und Kosten für An- und Abreise und sind, da sie sich in ihrer gewohnten Umgebung befinden, vermutlich auch entspannter. Und welcher Arbeitgeber kennt das nicht: Der Stellensuchende ist aufgrund von Reisezeiten, Nervosität oder aus Angst zu spät zu kommen, viel zu früh da. Man benötigt also einen Raum, wo er sich während der Wartezeit aufhalten kann. Bei Videogesprächen ist das nicht notwendig.
Bietet man digitale Vorstellungsgespräche an, kann man sich zudem als moderner Arbeitgeber präsentieren. Wenn Sie als öffentliche Verwaltung im Bewerbungsprozess also moderne Kommunikationstechnologien einsetzen, demonstrieren Sie damit Innovationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit und steigern damit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Also genau das, was der öffentlichen Hand derzeit aus dem Blickwinkel der Bevölkerung an manchen Stellen noch fehlt.
Tipps für professionelle Online-Vorstellungsgespräche
Oftmals sind die Unterschiede zwischen Online-Vorstellungsgesprächen und Terminen vor Ort nur minimal. Viele Punkte, die für ein persönliches Treffen in Ihren Räumen gelten, sollten auch bei digitalen Terminen beachtet werden. Wir haben hier die wichtigsten Tipps zusammengefasst.
Bewerber finden
1. Vorbereitung ist das A und O
Lesen Sie die zugesandten Unterlagen des Bewerbers vorab sorgfältig und notieren Sie sich Fragen, die Sie dem Bewerber stellen wollen oder die sich für Sie aus den Unterlagen ergeben. Dadurch zeigen Sie dem Bewerber Ihre Wertschätzung und dass Ihnen dieser Termin genauso wichtig ist wie ihm.
Vor dem eigentlichen Start sollten Sie alle wichtigen Unterlagen zum Bewerber, Ihre Frageliste und ggf. weitere Dokumente bereitlegen. Vergessen Sie auch nicht ein Glas Wasser oder Taschentücher. So vermeiden Sie, dass Sie während des Gesprächs den Platz verlassen müssen. Das sollte auf keinem Fall passieren.
Starten Sie Ihren Computer frühzeitig und schließen Sie alle anderen Programme. Nichts ist peinlicher, als wenn Ihr Rechner wegen eines System-Updates automatisch herunterfährt und so das Gespräch vorzeitig und abrupt beendet wird.
Tipp
2. Von Zeit und Raum
Planen Sie für das Gespräch genügend Zeit ein und teilen Sie dem Bewerber bei der Einladung mit, wann der Termin beginnt und wie viel Zeit er in etwa in Anspruch nehmen wird. Vergessen Sie nicht ihm den Link zur Videokonferenz zu zusenden. Nennen Sie ihm ggf. auch die notwendigen Einwahldaten.
Machen Sie es dem Bewerber einfach und senden Sie ihm mit der Einladung eine kleine Liste zu den wichtigsten Systemvoraussetzungen und Installationshinweisen zu. Manche Software funktioniert nicht unbedingt fehlerfrei mit jedem Browser. Ein Beispiel: Microsoft Teams kann am besten mit dem Internet Explorer genutzt werden. Wir beim Staatsanzeiger verwenden die Software Jitsi. Hierfür eignet sich Google Chrome am besten.
Suchen Sie sich für das Interview einen geeigneten Raum. Er sollte ruhig gelegen sein und Hintergrundgeräusche ausblenden. Hell und ansprechend sind weitere Eigenschaften, die der Raum aufweisen sollte. Auch der Hintergrund selbst sollte schlicht gehalten sein. Übervolle Büroschränke, oder Pinnwände mit einem Sammelsurium an Zetteln sind eher ungeeignet. Versetzen Sie sich in die Perspektive des Bewerbers. Es ist der erste Raum, den der Bewerber von Ihrer Verwaltung zu sehen bekommt. Es ist wie beim ersten Date: Stimmt die Umgebung, unterstützt das den erwünschten positiven Eindruck. Manche Software-Anbieter ermöglichen es, den Hintergrund zu ändern bzw. unscharf darzustellen. Prüfen Sie, ob das in Ihrem Fall ebenfalls angeboten wird und wie es wirkt.
3. Die liebe Technik
Um eine Internetverbindung herzustellen, ist es bei Online-Vorstellungsgesprächen nicht ratsam das mobile Internet von Handy, Tablet & Co. zu nutzen. Verwenden Sie wenn möglich W-LAN oder noch besser ein LAN-Kabel. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Beauftragten und lassen Sie sich beraten und unterstützen. Im Homeoffice gilt: Suchen Sie vorab die optimale Position Ihres Routers. Damit erreichen Sie den bestmöglichen Empfang.
Machen Sie sich zudem mit der Software vertraut, die Ihre Verwaltung für Online-Interviews einsetzt. In manchen Fällen genügt das Öffnen eines Links und das Gespräch kann starten. In anderen Fällen muss eine Software installiert und ein Konto eingerichtet werden. Achten Sie ggf. auf ein ansprechendes Profilbild und die Verwendung Ihres Klarnamens, verzichten Sie also auf Abkürzungen wie „M. M.“ oder Pseudonyme.
Ein weiterer Punkt ist die Tonqualität. Ist Ihr Gesprächspartner zu leise oder nur abgehackt zu hören, erschwert das das Gespräch. Je nach Ausstattung des Computers ist es notwendig, ein Headset oder auch eine externe Kamera anzuschließen. Auch hier kann Ihnen der IT-Beauftragte Ihrer Verwaltung helfen.
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4. Testen, testen, testen
Testen Sie vorab mit Kollegen. Und am besten führen Sie die Tests zu unterschiedlichen Tageszeiten durch, da sich manche Gegebenheiten je nach Uhrzeit verändern können. Folgende Punkte sollten auf Ihrer Checkliste für den Praxistest nicht fehlen:
- Wie wirkt der Hintergrund?
- Wie sind die Lichtverhältnisse?
- Gibt es unangenehme Hintergrundgeräusche?
- Ist das Bild und der Ton optimal oder gibt es Störungen?
- Ist die Internetverbindung stabil?
5. Kleine Stolperfallen
Vergessen Sie nicht, vor Beginn des Gesprächs Ihr Telefon auf lautlos zu schalten und etwaige Chatfenster oder E-Mail-Programme zu beenden. Nicht selten ist es der Fall, dass während des Interviews Ihnen plötzlich ein Kollege eine Nachricht schickt oder Sie eine E-Mail erhalten. Der Text ist dann mitunter auch für den Bewerber zu sehen, wenn die Ankündigung der Nachricht auf Ihrem Bildschirm erscheint. Neben DSGVO-Verstößen werden so eventuell Informationen an den Bewerber weitergegeben, die Dritte eigentlich nicht erfahren dürfen.
Arbeiten Sie im Homeoffice, sollten Sie ggf. auch die Klingel ausschalten. Informieren Sie auch Ihre „Mitbewohner“, dass Sie nicht gestört werden wollen und verbannen Sie Tiere zumindest aus dem Raum, da auch sie unpassende Geräusche beisteuern könnten.
Verzichten Sie bei Ihrer Kleidung auf kleinformatige Muster, wie etwa Pünktchen oder Karos. Diese sorgen auf dem Bildschirm für ein unangenehmes Flimmern.
Sie sehen, auch bei Online-Vorstellungsgesprächen gibt es einiges zu beachten. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, steht einem professionellen, digitalen Treffen nichts mehr im Weg.
