Interne Kommunikation: So holen Sie Ihre Kolleg:innen ab

8 Uhr morgens. Stefanie Müller, Kommunikationsreferentin in der Stadtverwaltung von Bruchremsingen, holt sich rasch einen Kaffee, dann geht’s an den Schreibtisch. Kaum hat Stefanie den Rechner eingeschaltet, schrillt das Telefon. Sie hat noch nicht mal „Guten Morgen“ gesagt, da hört sie den Kollegen Meier vom Bürgerservice schon in den Hörer schimpfen: „Wir bekommen endlich Luftfilter? Ist ja super, aber warum erfahre ich das erst aus der Zeitung?“ Was ist passiert? Stefanie Müller hat bei ihrer Pressekommunikation eine Zielgruppe vergessen, die genauso wichtig ist wie die Öffentlichkeit oder die Medien: ihre Kolleg:innen.

So ein Schnitzer kann im Eifer des Gefechts schon mal passieren. Zur Regel sollte er aber nicht werden. Schließlich gehört Ihre Pressestelle zu den Schaltstellen mit den meisten Verbindungen und Kontakten nach innen. Damit wissen Sie auch immer bestens darüber Bescheid, was aktuell los ist! Die Kommunikation mit den eigenen Kolleg:innen wird dennoch vielfach stiefmütterlich behandelt. Das zeigt auch eine aktuelle Studie aus der Wirtschaft. Darin stellen News Aktuell und die Agentur Faktenkontor fest, dass nur knapp jede fünfte Pressestelle ein Konzept mit klaren Zielen für die interne Kommunikation hat.

Vorteile der internen Kommunikation

Vielleicht denken Sie jetzt: Neben der Öffentlichkeitsarbeit auch noch interne Kommunikation – da ist ja noch mehr zu tun?! Es lohnt sich jedoch trotzdem, als Referent:in für Öffentlichkeitsarbeit in einer Kommune auch eine gute Kommunikation nach innen zu pflegen. Hier vier gute Gründe dafür:

1. Kollegial zusammenarbeiten: Aktuelle Informationen auch am Arbeitsplatz transparent zu machen, ist eine Frage der Wertschätzung. Nicht auf dem Laufenden zu sein, ist für viele Mitarbeitende sehr ärgerlich. Das kann sie auf Dauer demotivieren. Im schlimmsten Fall entstehen durch den Flurfunk sogar schädliche Gerüchte.
2. Mit einer Stimme sprechen: Besonders für kritische Themen wie beispielsweise die jüngste Hochwasserkatastrophe gilt: Wenn Ihre Kolleg:innen von Bürger:innen auf ein Problem angesprochen werden, sollten sie eine möglichst gute Antwort zur Hand haben. Sonst entsteht schnell der Eindruck, dass bei Ihnen die linke Hand nicht weiß, was die Rechte tut.
3. Vernetzt denken: Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Auch Sie profitieren davon, regelmäßig wichtige Informationen von anderen (Fach-)Abteilungen zu erhalten. Ihre Kolleg:innen helfen Ihnen, für die Presse oder für Ihre Auftritte bei Facebook & Co. gute und relevante Themen zu finden oder komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln.
4. Die Früchte der eigenen Arbeit sichtbar machen: Auch für Ihr persönliches Fortkommen ist es von Vorteil, sich im Haus gut zu vernetzen. Es schadet nicht, dabei auch Ihre Erfolge in der Kommunikation besser sichtbar zu machen.

Wem wollen Sie was sagen – und auf welchem Weg?

Wie gehen Sie das Thema interne Kommunikation am besten an? Auch für diesen Job gibt es bewährte Vorgehensweisen. Diese drei Erfolgsfaktoren sollten Sie auf jeden Fall kennen:

1. Zielgruppen definieren: Machen Sie sich zunächst klar, welche internen Zielgruppen Sie haben – sei es die Personalabteilung, verschiedene fachliche Ansprechpartner:innen, die Chefetage oder die Gesamtheit der Kolleg:innen. Nehmen Sie möglichst eine Priorisierung vor. Auf welche Zielgruppe sollten Sie einen besonderen Fokus legen?
2. Informationsbedarf klären: Überlegen Sie sich, was die verschiedenen Zielgruppen jeweils wissen sollten. Hier geht es auch darum, wen Sie wann ins Boot holen müssen – so würden Sie die Veröffentlichung einer wichtigen Personalie erst mit der Personalabteilung abstimmen, bevor alle Kolleg:innen darüber informiert werden.
3. Kommunikationswege definieren: Fragen Sie sich, wie Sie Ihre jeweilige Zielgruppen am besten erreichen. Dabei sollten Sie den zunehmenden Bedarf an digitalen Informationswegen und Formaten im Blick haben, die sich standortunabhängig nutzen lassen. Tipp: Stimmen Sie sich über neue Kanäle vorab mit Personalrat und IT ab.

Welche Informationsformate für welchen Zweck?

Denken Sie bei der internen Kommunikation über den jeweiligen Zweck nach – daraus lassen sich auch die jeweilen Kanäle und Formate ableiten.

Für Informationen aus der Pressestelle: Im (Social) Intranet (am besten auf der Startseite) oder via Newsletter könnten Sie aktuelle Pressemeldungen oder den Pressespiegel für alle bereitstellen und auch Ihre aktuellen Aktivitäten in den sozialen Medien verlinken.

Für den laufenden Austausch: Für fachliche Diskussionen und Abstimmungen mit Kolleg:innen eignen sich besonders „Teams“-Gruppen und/oder Videokonferenzen.

Wenn es schnell gehen muss: Bei eiligen und dringenden Benachrichtigungen lassen sich auch datenschutzkonforme Messenger nutzen – für Nachrichten an große Verteiler oder auch an definierte Personengruppen.

Die Klassiker: Auch Formate wie Aushänge mit wichtigen Informationen, Besprechungen oder Veranstaltungen haben weiterhin ihre Berechtigung im internen Kommunikationsmix.

Aus Fehlern lernen und besser kommunizieren

Die kollegiale Beschwerde wegen der Luftfilter hat Stefanie Müllers Arbeit verändert. Kurz danach hat sie gemeinsam mit Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen ein Konzept für eine wirksamere interne Kommunikation entwickelt. Jetzt hat sie einen Plan, an dem sie sich orientieren kann, wenn es mal brenzlig wird. Und ihre Infos im Social Intranet über die Aktivitäten in der Öffentlichkeitsarbeit sind immer auf dem neuesten Stand.