Kennen Sie das? Eine Bewerbung trifft ein. Diese wird auf dem Server in einem dafür vorgesehenen Ordner abgespeichert, die Unterlagen ausgedruckt und durchgesehen. Zudem ist es nicht selten, dass die Bewerbungen geeigneter Kandidaten auch anderen zur Verfügung gestellt werden, etwa dem Fachreferat, dem Personalrat, der Gleichstellungs- und Behindertenbeauftragten. „Wenn für manche Stellenausschreibungen über 200 Bewerbungsmappen eingehen, ist der Aufwand enorm, diese zu sichten, auszuwerten und eine Übersicht zu erstellen“, meint Nicole Dick, Mitarbeiterin im Team Aus- und Fortbildung und mitverantwortlich für das Personalmarketing bei der Stadt Lörrach.
Vereinfachung durch Online-Bewerbung
Um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, Zeit zu sparen und allen an der Auswahl Beteiligten einen Zugriff auf die Kandidaten zu ermöglichen, bietet sich ein Bewerbermanagementsystem (BMS) an. In Markgröningen und Lörrach vereinfacht das sogenannte E-Recruiting die Abläufe. „Wir haben das Bewerbermanagementsystem eingeführt, weil wir den Bewerbungsprozess optimieren wollten“, sagt Nicole Dick.
Mit dem Bewerbermanagementsystem, das die Stadt Lörrach als Pilotkommune seit 2013 im Einsatz hat, steht alles an einem Ort zur Verfügung. Ausschreibung, Bewerbertools, Auswertung, Kommunikation laufen in einem aufeinander abgestimmten System, das die Kommune auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen kann. „Nicht nur der Bewerbungsprozess, sondern auch der vorgelagerte Ausschreibungsprozess ist erleichtert“, meint Dick. „Und auch Vorgaben des Datenschutzes laufen automatisiert ab.“
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Die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems
Viele Personaler in den Verwaltungen klagen über die gleichen Herausforderungen: zu viele Aufgaben für zu wenig Zeit. Eine Lösung oder zumindest eine Hilfestellung kann die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, wie etwa das Bewerbungsverfahren sein. Nutzen Sie hierfür ein Bewerbermanagementsystem verschaffen Sie sich Luft für andere Tätigkeiten, denn die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- deutliche Effizienzsteigerung im gesamten Rekrutierungsprozess
- Zeitersparnis
- automatisierte Abläufe, wie etwa Eingangsbestätigung
- Vorsortierung von Bewerbungen
- Vollständige Kontrolle über das Bewerbungsverfahren
- Transparenz im gesamten Prozess, etwa beim Status des Verfahrens
- Datenschutz ist gewährleistet
- Auswertung von definierten Kriterien
- Zugriff durch alle Beteiligte zentral möglich
- Kommunikation mit dem Bewerber direkt über das Tool bzw. Versand von E-Mails an den Bewerber*in direkt über das System
Und noch ein großer Vorteil: Über einen Link in der Stellenausschreibung auf der Webseite Ihrer Stadt oder Gemeinde und anderen Jobbörsen, wie eStellen.de, können sich Bewerber direkt melden: Mit einem Klick sind sie im Bewerbungstool, können dort Daten über Formulare eingeben oder direkt aus dem hochgeladenen Lebenslauf vom System auslesen lassen. Die Bewerber von heute erwarten einfache und unkomplizierte digitale Bewerbungsprozesse. Der entscheidende Vorteil liegt auf der Hand: niedrige Hürden im Bewerbungsprozess steigern die Anzahl an Bewerbungen. Für manche Bewerber ist ein Arbeitgeber ohne Online-System nicht mehr interessant.
