Der Zuschlag muss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Der Grund ist nachvollziehbar, schließlich geht es um das Geld der Steuerzahler. Doch wann ist ein Angebot wirtschaftlich?
Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Gemessen wird das anhand der Zuschlagskriterien, die Sie festlegen. Welche Kriterien stehen Ihnen dabei zur Auswahl? Wir geben Ihnen in diesem Blogbeitrag die Antwort.
Der Preis als alleiniges Zuschlagskriterium
Weit verbreitet ist es, nur ein Zuschlagskriterium zu wählen: der Angebotspreis. Wer die – in der Leistungsbeschreibung detailliert beschriebene – Leistung am günstigsten anbietet, hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten und soll den Auftrag bekommen.
Der Preis bietet sich als alleiniges Zuschlagskriterium insbesondere bei der Lieferung von Massenprodukten, z.B. Bürobedarf, oder bei einfachen Dienst- oder Bauleistungen, z.B. Handwerkerleistungen, an.
Der Preis darf auch dann alleiniges Zuschlagskriterium sein, wenn der Auftraggeber Nebenangebote zulässt. Auch wenn nicht zwingend notwendig, so ist eine Berücksichtigung zusätzlicher Kriterien dennoch empfehlenswert, weil sich Nebenangebote gerade dadurch auszeichnen, dass der Bieter eine andere Leistung anbietet, als der Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung anfragt. Dann alleine auf den Preis zu achten, birgt Risiken. Ihnen als Auftraggeber stehen auch andere Zuschlagskriterien zur Verfügung.
Der Preis ist nicht alles – auf die Qualität kommt es auch an
Je anspruchsvoller die ausgeschriebene Leistung ist, desto empfehlenswerter ist es, neben dem Preis weitere Zuschlagskriterien vorzusehen. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie deutliche Qualitätsunterschiede bei den Angeboten erwarten.
Beispiele für weitere Zuschlagskriterien sind:
- die Qualitätsmerkmale der angebotenen Leistung, wie etwa die Leistungsmerkmale, die über die geforderte Mindestleistung hinausgehen
- die Ästhetik
- die Zweckmäßigkeit
- die Zugänglichkeit der Leistung insbesondere für Menschen mit Behinderungen
- die sozialen, umweltbezogenen oder innovativen Eigenschaften
- die Verfügbarkeit des Kundendienstes und der technischen Hilfe
- die Lieferbedingungen, wie Liefertermine
- die Konzepte der Bieter über ihre Vorgehensweise, wie sie die Leistungsanforderungen umsetzen
Wichtig ist, dass Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen müssen. Das kann man sehr weit auslegen, da sie sich auch auf den Herstellungs- und Bereitstellungsprozess beziehen dürfen, zum Beispiel die Lieferung von Kaffee aus fairem Handel.
Als Zuschlagskriterien grundsätzlich nicht erlaubt sind allerdings die unternehmensbezogenen Eignungskriterien, weil diese bereits an anderer Stelle in der Angebotswertung auftauchen.
Das Personal als Zuschlagskriterium
Wenn die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann, dürfen sie ausnahmsweise als Zuschlagskriterien herangezogen werden. Das trifft zum Beispiel auf Projektsteuerungs- und Architektenleistungen zu. Daher kann das Fachpersonal des Unternehmens ebenfalls ein Zuschlagskriterium sein.
Finden Sie die passende Gewichtung der Zuschlagskriterien!
Haben Sie passende Zuschlagskriterien gefunden, müssen Sie die Gewichtung der Kriterien festlegen. Auch hier haben Sie wieder einen weiten Beurteilungsspielraum:
Der Preis ist grundsätzlich immer ein wesentliches Zuschlagskriterium. Der Preis sollte regelmäßig eine Gewichtung von mindestens 50 %, eher 70 % haben, jedenfalls nicht weniger als 30 %. Die Gewichtung der anderen Kriterien muss verhältnismäßig, das heißt angemessen sein. Deshalb sollte jedes andere Kriterium, auch jedes Unterkriterium nicht mit einer unbedeutenden Prozentzahl untergewichtet werden, sondern empfehlenswerter Weise immer mit mindestens ca. 3 bis 5 % in die Auswahlentscheidung einfließen.
Transparenz durch Bekanntmachung und Dokumentation
Die besten Kriterien und Erwägungen nutzen Ihnen nichts, wenn die Kriterien und Gewichtungen die vier Wände Ihres Arbeitsbüros nicht verlassen:
Aus Gründen der Transparenz müssen Sie die Zuschlagskriterien, die Unterkriterien und ihre Gewichtungen vorab bekanntgeben. Nach der Rechtsprechung des EuGH vom 14.07.2016 müssen Auftraggeber aber keine weitergehende Bewertungsmethode bekannt geben. Umgekehrt steigen nach der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf dann jedoch die Dokumentationsanforderungen bei der Anwendung der Zuschlagskriterien im Rahmen der Einzelfallwertung.
Tipp
- Geben Sie die Bewertungsmethode so transparent wie möglich vorab bekannt!
- Schildern Sie Ihren Erwartungshorizont an die Zuschlagskriterien so detailliert wie möglich!
- Dadurch erhöhen Sie die Chance, qualitativ hochwertige Angebote zu erhalten, und verringern gleichzeitig das Risiko, dass ein Bieter Ihre Bewertung angreift!
- Dokumentieren Sie alle wichtigen Entscheidungen, insbesondere die Begründungen für Ermessensentscheidungen wie Punktvergaben bei Bieterkonzepten!
Fazit
Sie haben einen großen Spielraum bei der Festlegung der Zuschlagskriterien. Berücksichtigen Sie in geeigneten Fällen neben dem Preis weitere auftragsbezogene Zuschlagskriterien, insbesondere die Qualität der angebotenen Leistung.
