Die Digitalisierung hat die Welt im Griff und damit selbstverständlich auch die Welt der Behörden. Allerdings verläuft der Prozess hier in vielen Fällen etwas langsamer und nicht jeder Behörde fällt die digitale Transformation so leicht wie einem Start-up. Doch die Digitalisierung hält nicht für die öffentliche Hand nicht nur Herausforderungen bereit, sondern auch viele Chancen. Insbesondere das Personalmanagement könnte von der Digitalisierung stark profitieren. Wir haben ein paar Ideen gesammelt.
Weniger Papierkrieg, schnellere Prozesse. Das wünschen sich die meisten Menschen, ganz egal ob sie als Bürger:innen mit einer Behörde zu tun haben oder als Mitarbeitende. Warum auch nicht? Denn die Digitalisierung hat das Potenzial dazu, vieles zu vereinfachen.
Gerade im Personalwesen gibt es viele Abläufe, die sehr häufig und immer wieder gleich ablaufen. In solchen Bereichen zeigt sich die große Stärke der Digitalisierung, denn hier kann automatisiert werden. Das schaufelt aufseiten des Personalwesens Zeit für wirkungsvolle Tätigkeiten wie die Beratung frei und bietet den Mitarbeitenden mehr Mitbestimmung und Flexibilität. Im Ergebnis kann eine gut durchdachte Digitalisierung zu mehr Zufriedenheit bei allen Mitarbeitenden führen.
Aber wie kann das konkret aussehen? Wir haben ein paar Beispiele für Sie gesammelt:
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Elektronische Personalakten
Die Umstellung von physischen Akten auf elektronische Personalakten ermöglicht einen schnelleren und effizienteren Zugriff auf Informationen. Dies erleichtert die Verwaltung von Personaldaten, Urlaubsanträgen, Leistungsbeurteilungen und anderen relevanten Informationen.
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Online-Service-Portale für Mitarbeitende
Gleichzeitig können Mitarbeitende über Online-Services persönliche Daten aktualisieren, Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen einzusehen und andere administrative Aufgaben selbst erledigen.
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Digitale Zeiterfassung
Auch die Zeiterfassung kann durch ein digitales System erleichtert werden, was zusätzlich die Genauigkeit der Daten erhöht und die Lohnabrechnung vereinfacht.
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Remote-Work-Tools
Für Behörden, die Telearbeit oder hybrides Arbeiten unterstützen, sind Kommunikationstools wie Videokonferenzen, Messaging-Apps und Projektmanagement-Plattformen entscheidend, um die Zusammenarbeit auf Distanz zu erleichtern.
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Bewerbermanagementsysteme
Digitale Tools zur Verwaltung von Bewerbungen können den gesamten Bewerbungsprozess optimieren – von der Ausschreibung der Stellenangebote bis hin zur Auswahl von geeigneten Bewerber:innen. Solche Systeme können bei der Kandidatensuche, -bewertung und -kommunikation helfen.
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Onboarding-Plattformen
Digitale Onboarding-Plattformen erleichtern neuen Teammitgliedern dann den Einstieg, indem sie ihnen alle notwendigen Informationen, Unterlagen und Schulungen bereitstellen.
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E-Learning und Schulungsplattformen
Digitale Schulungsplattformen ermöglichen es Behörden, Mitarbeiter online weiterzubilden und Schulungsmaterialien einfach zugänglich zu machen. Dies kann die Entwicklung von Fähigkeiten und die Einhaltung von Vorschriften fördern.
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Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Tools
Digitale Umfragen und Feedback-Tools helfen Behörden dabei, Meinungen, Vorschläge und Bedenken der Mitarbeitenden zu erfassen, um die Arbeitsbedingungen und das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern.
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Data Analytics und HR-Analyse
Die Nutzung von Datenanalysen ermöglicht es, Muster und Trends im Personalwesen zu erkennen. Dies kann bei der Optimierung von Einstellungsprozessen, der Mitarbeiterbindung und der strategischen Personalplanung helfen.
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Robotic Process Automation (RPA)
RPA-Technologien können repetitive und zeitaufwendige Aufgaben automatisieren. So kann die Software Bürger:innen angefragte Daten aus einer Datenbank zur Verfügung stellen und schnell ein automatisiertes Schreiben veranlassen.
Erfolgsfaktor: Akzeptanz
Digitalisierte Abläufe können viele Vorteile mit sich bringen, allerdings gibt es dabei einige Stolpersteine zu beachten. Absolut wichtig für den Erfolg ist die Akzeptanz der neuen Systeme und Prozesse bei den Mitarbeitenden. Die Einführung erfordert daher eine sorgfältige Planung und Kommunikation. Entwickeln Sie dafür frühzeitig Change-Management-Strategien, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz innerhalb der Behörde zu fördern. Eine offene und transparente Kommunikation, Schulungen und eine aktive Beteiligung der Beschäftigten sind entscheidend für den Erfolg.
