Die Corona-Krise gilt als Beschleuniger für das Arbeiten im Homeoffice. Auch in der öffentlichen Verwaltung. Doch dem Staat wird hier gerne vorschnell ein digitaler Nachholbedarf attestiert. Das muss nicht sein. Schließlich lässt sich die Vergabe öffentlicher Aufträge auch von Zuhause aus erfolgreich organisieren. Das Arbeiten mit einer eVergabe-Lösung ist aus dem Homeoffice problemlos möglich. Und zwar bis hin zur Angebotsöffnung im 4-Augen Prinzip. Aber was ist dafür alles nötig? Verwaltung und die einzelnen Mitarbeiter sollten dafür 5 Grundlagen schaffen.
Technische Voraussetzungen schaffen
Basis aller Überlegungen ist es, die technischen Voraussetzungen herzustellen. Zuallererst brauchen die Mitarbeiter im Homeoffice eine stabile Internetverbindung. Im Zweifelsfall müssen sie hier die vertraglich vereinbarten Datenvolumina mit ihrem Telekommunikationsanbieter erhöhen.
Zugleich müssen sie Zugang zur eVergabe-Lösung Ihres Arbeitgebers sowie zu allen für Ihre Arbeit relevanten Daten und Verfahrensdateien erhalten. Sehr hilfreich ist dabei, wenn auf dem Rechner im Homeoffice eine Software installiert wird, die es ermöglicht, Bildschirminhalte mit andere Kollegen zu teilen, um gemeinsam an Dateien zu arbeiten.
Bildschirmübertragungsprogramme, die solche Screen-Sharing- und Desktop-Sharing-Tools beinhalten sind etwa Teamviewer und Anydesk. Ebenso wichtig sind Softwareprogramme, die es erlauben eine Videokonferenz mit Kollegen abzuhalten. Für Videokonferenzen ist eine Kamera am Homeoffice-PC notwendig. Oft sind Kameras bereits im Laptop eingebaut. In einer Videokonferenz lässt sich damit das 4 Augen-Prinzip sicherstellen, um Verwaltungsvorgänge und Inhalte zu legitimieren.
Zugang zum Unternehmensnetzwerk einrichten
Im nächsten Schritt muss geklärt werden, wie sich Dokumente erstellen und ganze Verfahrensabläufe im Homeoffice bewerkstelligen lassen. Um gemeinsam an Dateien arbeiten zu können, ist die Einbindung der externen PCs via VPN (Virtual Private Network) nötig. So schafft man eine Verbindung zum Server der eigenen Verwaltung.
Ein Virtual Private Network ist ein nicht wirklich existierendes Netzwerk. Es ist virtuell erzeugt und nur für Berechtigte mit Passwort zugänglich. Wer aus dem Homeoffice arbeitet, wird also VPN nutzen, um auf Dateien und Ressourcen auf dem Server der eigenen Verwaltung zugreifen zu können. Ansonsten bleibt nur der Austausch der Daten über die üblichen Mailprogramme. Hier müssen die DSGVO-Regeln aber unbedingt beachtet werden. Große Datenmengen können auch über Cloud-Services wie WeTransfer mit Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht werden.
Tipp
Bedienen von eVergabe-Lösungen aus dem Homeoffice ist möglich
Die Unterstützung des gesamten Vergabeprozesses ist mit einer eVergabe-Lösungen auch aus dem Homeoffice möglich. Dafür gibt es zwei Optionen. Wenn der Zugang zur eVergabe-Lösung Browser basiert ist, dann müssen die Verwaltungsmitarbeiter die entsprechende Internetseite aufrufen, um darüber zu arbeiten. Alternativ kann die eVergabe-Software auch direkt auf dem Rechner im Homeoffice installiert werden. Arbeitet der Mitarbeiter dann mit der eVergabe-Lösung werden die Daten über den jeweiligen Server abgeglichen. So ist immer der aktuelle Stand im Vergabeverfahren gesichert.
Hausinterne Genehmigungen und digitale Freigaben
eVergabe-Lösung lassen oft systeminterne Freigaben durch Vorgesetzte und Entscheider zu. Sollte dies nicht der Fall sein, kann je nach gewünschter Güte der Legitimierung eine Freigabe beziehungsweise eine Genehmigung auch via Mail oder digitaler Signatur eines Dokuments erteilt werden.
Angebotsöffnungen im 4-Augen Prinzip
Bei wichtigen Vorgängen müssen mindestens zwei Personen anwesend sein. Das besagt das Vier-Augen-Prinzip. Bei öffentlichen Vergaben hat es eine wichtige Bedeutung. So gibt das Vergaberecht vor, dass die Öffnung der Angebote von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin durchgeführt wird. (§ 55 Abs. 2 VgV, § 14 VOB/A, § 14 Abs. 2 VOL/A). Wie aber lässt sich das machen, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten?
Sofern ausschließlich elektronische Angebote zugelassen sind (bei EU Verfahren nach VgV immer, bei VOB entsprechend §11 möglich, nach UVgO ebenfalls möglich) ist die Angebotsöffnung (Submission) nicht öffentlich. Es sind also keine Bieter zugelassen. Jetzt ist zur Angebotsöffnung „nur“ noch das 4-Augen-Prinzip zu beachten. Die Angebotsöffnung muss von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers durchgeführt werden. Eine tatsächlich räumliche Präsenz ist dafür nicht zwingend notwendig.
Die Angebotsöffnung kann innerhalb der jeweiligen eVergabe-Software auf einem PC durchgeführt und durch Bildschirmübertragung auf einen zweiten PC (mit der entsprechenden Software wie z.B. TeamViewer oder AnyDesk) übertragen werden. Allein: Der zweite Teilnehmer muss dabei eindeutig zuzuordnen sein. Die Legitimation des zweiten Teilnehmers kann dabei je nach eVergabe-Lösung über zusätzlich anzugebende Zugangsdaten oder Signaturen innerhalb des Systems oder durch einen optischen Abgleich via Videoübertragung erfolgen.
