Europaweite Vergaben gehören nicht unbedingt zu den gängigsten Aufgaben eines öffentlichen Auftraggebers. Und: Bei europaweiten Ausschreibungen ist die elektronische Vergabe zwingend vorgeschrieben. Bei manch einem Mitarbeitenden kann das schon zu Unsicherheiten führen. In diesen Fällen ist es sinnvoll, sich Unterstützung zu holen.
So ging es etwa der Gemeinde Köngen im Oktober 2020. Die Freiwillige Feuerwehr benötigte ein neues Löschgruppenfahrzeug (LF 20). Der geschätzte Auftragswert überschritt die Schwelle von 214.000 Euro und daher musste die Ausschreibung europaweit erfolgen. Die Mitarbeitenden waren im Umgang mit der rechtssicheren Software AI Vergabemanager noch nicht vollständig vertraut. Zudem war die europaweite Vergabe mit der rein elektronischen Abwicklung (digitale Angebotsabgabe) nicht gängige Praxis in der kleinen Gemeinde. Aus diesem Grund holte sich Gerald Stoll, Amtsleiter Haupt- und Ordnungsamt der Stadt Köngen, Unterstützung beim Ausschreibunsgdienst des Staatsanzeiger.
Blogredaktion: Warum haben Sie sich Hilfe beim Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers für Baden-Württemberg geholt?
Gerald Stoll: Gerade in einer kleinen Gemeinde steht die Beschaffung eines Fahrzeugs für die Freiwillige Feuerwehr im Rahmen einer EU-Ausschreibung nicht „jeden Tag“ an. Für uns war es wichtig, einen verlässlichen Partner an der Seite zu haben, der uns bei der elektronischen Abwicklung unterstützt.
Blogredaktion: Wie sind Sie vorgegangen um Ihr Problem zu lösen?
Gerald Stoll: Wir haben schnell gemerkt, dass wir Hilfe benötigen und so habe ich unkompliziert eine E-Mail an unseren Kundenberater beim Staatsanzeiger geschrieben und ihn um schnelle Hilfe gebeten.
Blogredaktion: Wie erfolgte die Zusammenarbeit? Welche Aufgaben lagen auf Ihrer Seite und welche wurden seitens des Staatsanzeigers erledigt?
Gerald Stoll: Wir besaßen bereits über unser Bauamt einen Zugang zur Vergabemanagement-Software AI Vergabemanager. Da hiermit auch problemlos die eVergabe erfolgen kann, war die Frage nach der geeigneten Software schnell erledigt. In einem ersten Gespräch mit Herrn Korzuch wurden die Anforderungen sowie die Termin- und Fristenplanung besprochen. Herr Korzuch erhielt von uns die vorhandenen Vergabeunterlagen. Er überprüfte, ob die Dateiformate den Anforderungen entsprechen und klärte mit uns offene Punkte zur eVergabe, etwa wie die Angebotsabgabe unkompliziert erfolgen sollte. Eine inhaltliche und rechtliche Prüfung bietet der Staatsanzeiger ebenfalls an. Doch dies wurde von uns nicht beauftragt.
In mehreren Videobesprechungen erfolgte dann die Umsetzung des Vergabeverfahrens. Herr Korzuch begleitete uns bei der Anlage des Verfahrens im System und veröffentlichte es bei der Pflichtstelle TED/SIMAP (elektronisches Amtsblatt der EU) sowie auf Vergabe24 und im Landesausschreibungsblatt Baden-Württemberg, eine Beilage des Staatsanzeigers. Zudem unterstützte er uns technisch bei der Beantwortung der Bieterfragen, bei der Angebotsöffnung sowie beim technischen Ablauf der Angebotsprüfung und -wertung und des Zuschlags. Bis zum Abschluss der Vergabe (u.a. Meldung des vergebenen Auftrags an die EU) wurden wir freundlich und fachlich kompetent begleitet.
Blogredaktion: Würden Sie sich wieder von Externen bei der Abwicklung des Verfahrens unterstützen lassen?
Gerald Stoll: Absolut. Es gibt einem Sicherheit und die hervorragende Begleitung von Herrn Korzuch und seinem Kollegenkreis bleiben bei uns in sehr positiver Erinnerung.
Blogredaktion: Welchen Tipp haben Sie für andere Vergabestellen, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen?
Gerald Stoll: Zögern Sie nicht, Dritte um Rat und Hilfe zu fragen. Dadurch verschafft man sich selbst Freiräume und Ressourcen können in dem umfangreichen Prozess eingespart werden. Ein Grundverständnis für die eVergabe sollte man mitbringen. Aber auch hierfür bietet der Staatsanzeiger das entsprechende Angebot.
Blogredaktion: Herzlichen Dank für das Gespräch
