Digitales Personalmanagement: „Ein digitaler Prozess ist nur so gut wie sein Input“
Die Digitalisierung beeinflusst auch die Arbeit in den Personalabteilungen von Behörden. Denn viele Prozesse können vereinfacht und beschleunigt werden. Nadine Hommel arbeitet im Personalamt des Landratsamt Bodenseekreis. Wir haben sie nach ihren Erfahrungen gefragt.
Liebe Frau Hommel, starten wir mal ganz am Anfang: Was muss ich mir unter digitalem Personalmanagement vorstellen?
Das ist eigentlich ganz einfach: Mit digitalem Personalmanagement meint man, dass Prozesse im HR-Bereich digitalisiert oder mit digitalen Maßnahmen unterstützt werden. In erster Linie werden also Abläufe, die bislang händisch oder klassisch auf Papier abgewickelt wurden, auf Computersysteme übertragen. Das geht in verschiedenen Bereichen, zum Beispiel im Bewerbermanagement. Die Kandidatinnen und Kandidaten bewerben sich in einem Online-System und reichen ihre Unterlagen als PDF ein, sodass niemand mehr Papierhefter sichten oder sogar Angaben abtippen muss.
Warum ist das wichtig? Wie können Behörden vom digitalen Personalmanagement profitieren?
Es gibt viele kleine Aufgaben im Personalbereich, die aber enorm zeitraubend sind. Bei uns können die Mitarbeitenden beispielsweise mobile Arbeit beantragen. Das haben von 1.400 Angestellten 800 getan. In Papierform wäre das ein Riesenaufwand für alle Beteiligten gewesen: Erst mal Zettel ausfüllen und an die Führungskraft weiterleiten. Dann kommt der Antrag im schlimmsten Fall vielleicht gar nicht bei uns an, weil er auf dem Postweg verloren geht. Dadurch verzögert sich alles. Oder wenn es reibungslos abläuft, muss die Personalabteilung bergeweise Anträge abarbeiten. Das haben wir zum Glück digital abbilden können. Dadurch gibt es sehr schlanke Prozesse und eine deutlich höhere Effizienz in der Abwicklung. Außerdem können alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt sehen, wo die Bearbeitung gerade steht oder wo es harkt. Die Digitalisierung bringt also in vielen Bereichen des Personalwesens Transparenz, Beschleunigung und Arbeitserleichterung.
Das klingt ja richtig gut. Gibt es noch weitere Bereiche im Personalmanagement, die bei Ihnen bereits digitalisiert sind?
Ich würde schätzen, dass wir etwa 70 Prozent aller HR-Prozesse digitalisiert haben oder gerade dabei sind. Trotzdem müssen wir an vielen Abläufen noch arbeiten. Zeiterfassung und Bewerbermanagement machen wir bereits seit über zehn Jahren digital, das funktioniert sehr gut. Auch Urlaub oder Gleitzeit können digital beantragt werden, und die Führungskraft kann im System direkt zustimmen oder ablehnen.
Für die Führungskräfte und auch für uns als Personalabteilung arbeiten wir außerdem mit der Personalmanagementsoftware Magellan. Das Tool bietet verschiedene Module, die wir für unseren Bedarf passend zusammengestellt haben. Hierüber erhalten wir einen guten Überblick und können zum Beispiel Stellenbesetzungspläne einsehen und überprüfen, wie hoch der Personalbestand ist, wie viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten oder wie die Altersstruktur ist. Auch Führungskräfte können die Daten für ihren Bereich einsehen und beispielsweise prüfen, ob sie noch Stellen zur Verfügung haben. Das ist sehr praktisch für unsere Planung und macht alles strukturierter.
Bei den Serviceprozessen, also allem, was die Mitarbeitenden anstoßen, müssen wir noch einige Abläufe durchleuchten. Mitarbeitende können bereits viele Anträge digital einreichen, beispielsweise bei persönlichen Veränderungen wie Heirat, Geburt eines Kindes oder einer neuen Adresse. Und auch unsere Azubis haben digital Zugriff auf ihren tagesaktuellen Einsatzplan, aber es sollen noch weitere Prozesse optimiert und digitalisiert werden.
Inwieweit ändert die Digitalisierung denn die Aufgaben in der Personalabteilung?
Wir müssen natürlich immer noch die gleichen Aufgaben erledigen, aber ersparen uns vor allem viel Kleinteiliges. Wenn zum Beispiel eine Kollegin einen einfachen Antrag per E-Mail einreicht, kann es sein, dass notwendige Angaben fehlen. Dann geht ein E-Mail-Ping-Pong los. So etwas sind Zeitfresser. Bei den digitalisierten Prozessen passiert das nicht, denn über das System werden alle Angaben abgefragt und ein unvollständiger Antrag geht erst gar nicht raus. Dadurch gewinnen wir im HR-Team enorm viel Zeit. Aber unsere Kolleginnen und Kollegen drehen deswegen nicht nur Däumchen, sondern wir haben bei Fragen und wichtigen Entscheidungen Zeit für Beratung. Es kommen also andere wertvolle Tätigkeiten hinzu, statt die Zeit auf Administratives zu verwenden.
Gehen HRler manchmal auch mit falschen Erwartungen an das digitale Personalmanagement heran? Also, wo sehen Sie die Grenzen?
Ab und an gibt es die Sorge, dass das Team überflüssig werden könnte. Aber das ist unbegründet. Denn man muss trotzdem mit dem Kopf dabei sein und auch digitale Prozesse analysieren und Folgeaufgaben einleiten.
Insbesondere bei der Vorbereitung der Digitalisierung ist es nötig, genau hinzuschauen. Denn digitalisierte Abläufe können nur gut sein, wenn sie richtig angelegt werden. Das heißt, ein analoger Prozess wird durch die Digitalisierung allein nicht besser. Man muss sich im Vorfeld den Ablauf genau anschauen und überlegen, welche Schritte nötig sind, ob man etwas vereinfachen kann etc.
Wenn eine Personalabteilung auf digitales Personalmanagement umsteigen möchte, was wären denn dann die ersten Schritte?
Wenn eine Behörde mit der Digitalisierung des Personalwesens beginnen möchte, ist es wichtig, dass man eine gute Datengrundlage hat. Denn die Software-Lösungen sind alle von der Qualität der Daten abhängig, die eingefüttert werden. Außerdem muss die EDV-Landschaft ringsherum stimmen. Jedes Tool hat eigene Voraussetzungen, um funktionieren zu können. Wenn die Technik nicht stimmt, braucht man sich um die Digitalisierung von Prozessen erst gar keine Gedanken zu machen.
Haben Sie ein paar Tipps, worauf Behörden bei der Umstellung auf digitales Personalmanagement achten sollten?
Ich finde es sehr wichtig, viele verschiedene Beteiligte möglichst frühzeitig in das Projekt zu involvieren, denn das schafft Akzeptanz. Nach Einführung eines Tools müssen alle Beteiligten sich mit der Funktionsweise vertraut machen können, damit keine großen Widerstände entstehen. Wenn man gegen eine Mehrheit ankämpft, die dagegen ist, stehen die Chancen einfach schlecht, dass die neuen digitalen Prozesse angenommen werden. Das fängt schon in der Personalabteilung an, aber auch die übrigen Mitarbeitenden und natürlich auch die Führungskräfte sind davon betroffen. Es ist gut, wenn man im Team Multiplikatorinnen und Multiplikatoren findet, die sich für die Veränderung einsetzen. Und später muss man natürlich dafür sorgen, dass alle gut auf die neuen Prozesse geschult werden, damit die Vorteile auch spürbar sind. Dann kann die Digitalisierung wirklich eine Riesenerleichterung sein.
