Gemeinsam sind wir stark! Zentrale Vergabestelle – Fluch oder Segen?
Sie kennen das: Die Bleistifte sind ausgegangen, die Schüler in der Schule müssen versorgt werden und an der Schwimmhalle bröckelt der Putz. Die Aufgaben öffentlicher Einrichtungen sind umfangreich und sehr vielfältig! Zur Erfüllung dieser werden unser aller Steuergelder verwendet und zurecht möchte die Öffentlichkeit wissen, ob damit auch wirtschaftlich und sparsam umgegangen wird.
Aus diesem Grund gibt es für die öffentliche Beschaffung zahlreiche Vorgaben, Gesetze und Regelungen, die sich regelmäßig ändern. Wie können Sie also die vielen Regeln am besten umsetzen und deren Einhaltung kontrollieren? Oftmals fehlt in kleinen Kommunen das Personal oder auch die Fachkenntnis. An diesem Grund bietet sich vielleicht die Beschaffung über eine Zentrale Vergabestelle an.
Was ist eine Zentrale Vergabestelle?
Eine Zentrale Vergabestelle ist ein öffentlicher Auftraggeber, der entweder für die verschiedenen Bereiche der eigenen Institution oder auch für fremde öffentliche Auftraggeber dauerhaft die Beschaffung von Bau-bzw. Liefer- und Dienstleistungen übernimmt.
Welche Aufgaben hat eine Zentrale Vergabestelle?
Kurz und knapp, die 5 wesentlichen Aufgaben einer Zentralen Vergabestelle sind:
- Vergaben formal bearbeiten
- Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben überwachen
- Fachämter vergaberechtlich beraten
- Beschaffungssynergien erkennen und effektiv ausschöpfen
- Rechtliche Entwicklungen verfolgen und anwenden
Die Zentrale Vergabestelle unterstützt also einzelne Ämter bzw. Fachbereiche bei der Beschaffung von Bauleistungen und Liefer- und Dienstleistungsaufträgen. Sie hat dabei vor allem eine beratende Funktion und stellt die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften sicher. Zudem achtet sie auch fachamtsübergreifend darauf, gleiche Bedarfe zusammenzufassen, um etwa bei entsprechender Menge einen besseren Preis zu erzielen.
Der Aufbau einer Zentralen Vergabestelle
Das Vergaberecht ist sehr komplex und wird fortwährend aktualisiert. Je Leistungsart bestehen eigene Regelungen. Daher ist es sinnvoll, eine Zentrale Vergabestelle in Bau- und Liefer-/Dienstleistungsbereiche zu unterteilen. Ein gewisses Maß an leistungsbezogenen Kenntnissen ist für eine routinierte Bearbeitung der Vergaben unerlässlich. Je nach Größe des öffentlichen Auftraggebers können auch weitere Themenschwerpunkte – wie IT-Leistungen oder Reinigungsleistungen – gebildet werden. Bei einem kleineren öffentlichen Auftraggeber bietet es sich an, über externe Experten das entsprechende Wissen einzukaufen.
Überlegen Sie beim Aufbau einer Zentralen Vergabestelle auch, welche Prozesse bei einer Vergabe notwendig sind, wie die einzelnen Fachbereiche und Ämter bislang arbeiten und wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte. Entscheiden Sie auch vorab, welche Aufgaben besser in dem Fachbereich bleiben sollten und welche in die Zentrale Vergabestelle übergehen.
Weitere Tipps für den Aufbau einer Zentralen Vergabestelle sind:
- Bilden Sie Themenschwerpunkte, um eine effiziente Vergabe zu ermöglichen.
- Setzen Sie qualifiziertes Personal ein.
- Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern in der Zentralen Vergabestelle die regelmäßige Teilnahme an Weiterbildungen.
- Führen Sie die Analyse der Beschaffungsprozesse in den Fachämtern gemeinsam durch. Damit fördern Sie auch die Akzeptanz der Zentralen Vergabestelle.
Die Arbeit der Zentralen Vergabestelle stößt bei den Beschaffern aus den Fachämtern nicht immer auf Gegenliebe. Häufige Argumente: längere Fristen, mehr Formulare und das „Lieblingsunternehmen“ kommt für den Auftrag nicht zum Zuge.
Unser Tipp: Versuchen Sie immer mit Lösungsvorschlägen den Argumenten der Fachbereiche entgegenzuwirken. Für ein besseres Verständnis und ein einfacheres Miteinander ist es zudem hilfreich, wenn Mitarbeiter aus den Fachämtern ebenfalls an Weiterbildungen zum Vergaberecht teilnehmen.
Fazit
Die Vorteile des Aufbaus einer Zentralen Vergabestelle für eine effektive und moderne Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung liegen auf der Hand. Neben einer Standardisierung der Beschaffungsprozesse können durch die Bündelung gleicher Bedarfe bessere Preise erzielt und Verstöße gegen das Vergaberecht (etwa Korruption) noch besser verhindert werden.
Ganz nach dem Motto: Gemeinsam sind wir stark und bekommen das beste Ergebnis!
