Die Möglichkeit zur Homeoffice-Arbeit war im öffentlichen Dienst bisher eine Randerscheinung. Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten aber nun viele der dort beschäftigten Arbeitnehmer regelmäßig von zu Hause aus. Dabei betreten Sie als Arbeitgeber aber auch Arbeitnehmer Neuland. Welche rechtlichen Fallstricke Sie beachten müssen und wie Sie diese erfolgreich umschiffen, erfahren Sie im folgenden Beitrag Schritt-für-Schritt.
Homeoffice-Regelung
Das A und O für eine rechtssichere Homeoffice-Arbeit ist, dass die Einzelheiten dazu durch Sie als Arbeitgeber festgelegt werden. Gibt es bei Ihnen ein Personalrat, können Sie eine Dienstvereinbarung aufsetzen, ansonsten gibt es auch die Möglichkeit einer Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Folgendes sollten Sie in jedem Fall schriftlich regeln:
- Wie oft darf im Homeoffice gearbeitet werden?
- In welchen Fällen muss im Büro gearbeitet werden?
- Wie sehen die Arbeitszeiten aus (z.B. Erreichbarkeit zu bestimmten Zeiten) und wie hat die Zeiterfassung zu erfolgen?
- Wie muss sich der Arbeitnehmer im Homeoffice verhalten, z.B. um datenschutzkonform zu arbeiten?
- Wie muss das Homeoffice ausgestattet sein?
- Was ist zu beachten, wenn private Endgeräte (z.B. Laptop) genutzt werden?
- Laufzeit der Regelung (z.B. nur während der Corona-Pandemie oder dauerhaft?)
Anspruch, Umfang und Erfassung der Homeoffice-Arbeit?
Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Vereinbarung zur Heimarbeit, sollten Sie folgende Punkte zu den Themen Anspruch, Umfang und Zeiterfassung beachten:
- Besonders wichtig ist, dass Sie Regelungen so formulieren, dass Sie immer noch an bestimmten Tagen anordnen können, dass der Arbeitnehmer im Büro oder an einem anderen Ort arbeitet (z.B. bei Präsenz- oder Außenterminen).
- Ist keine dauerhafte Homeoffice-Arbeit gewünscht, müssen Sie die Laufzeit der Vereinbarung begrenzen.
- Die täglichen Arbeitszeiten bleiben zu Hause dieselben. Es hat sich bewährt, Zeiten festzulegen, an denen der Arbeitnehmer zu Hause erreichbar sein muss (z.B. von 9.00-12.00 Uhr und von 13.00-16.00 Uhr)
- Ist die Zeiterfassung im Homeoffice aus technischen Gründen nicht möglich, ist es besser, wenn der Arbeitnehmer diese händisch erfasst, bevor gar keine Zeiterfassung erfolgt.
Besteht keine Regelung zum Homeoffice gilt Folgendes:
- Sie können während der Corona-Pandemie bzw. im Krisenfall in vielen Fällen einseitig festlegen, dass die Arbeitnehmer zu Hause arbeiten, sofern dies aufgrund der jeweiligen Arbeit möglich ist. Im „Normalfall“, d.h. z.B. außerhalb von Pandemie-Zeiten, ist eine solche Anordnung nicht möglich, wenn dies nicht vertraglich vereinbart ist.
- Umgekehrt sind Arbeitnehmer in der Regel auch während der Corona-Pandemie dazu verpflichtet, im Büro zu arbeiten, wenn dort ein entsprechender Infektionsschutz gewährleistet ist.
- Wie die Arbeitszeiten zu erfassen sind, können Sie festlegen. Es ist sinnvoll, dass die Arbeitnehmer die Zeiten selbst erheben.
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Ausstattung des Homeoffices
Arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen gelten auch im Homeoffice. Der Arbeitsplatz muss daher gesundheitsgerecht gestaltet sein (z.B. geeigneter Stuhl und Tisch). Ebenso selbstverständlich sind ein funktionierender Internetanschluss und die Möglichkeit der telefonischen Erreichbarkeit. Es wäre aus Ihrer Sicht am besten, wenn Sie die erforderlichen Endgeräte (Laptop und Smartphone) zur Verfügung stellen.
Müssen die Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte nutzen – was nur der Fall sein sollte, wenn keine andere Möglichkeit besteht – sollten Sie den Arbeitnehmer Vorgaben zur beruflichen Nutzung der Geräte machen, damit es nicht zu Datenpannen o.Ä. kommt. Solchen sog. „Nutzungsvereinbarung zu Bring Your Own Device (BYOD)“ sollten wegen der damit verbundenen arbeits- und datenschutzrechtlichen Schwierigkeiten möglichst nicht ohne fachkundigen Rat erstellt und abgeschlossen werden.
Datenschutz
Auch im Homeoffice muss datenschutzkonform unter Beachtung der DSGVO und des BDSG gearbeitet werden. Das fängt damit an, dass die Verbindung zum Internet bzw. dem Server des Arbeitgebers nur über eine sichere VPN-Verbindung erfolgen sollte. Arbeitsunterlagen dürfen für Dritte nicht einsehbar sein und müssen verschlossen verwahrt werden. Wenn möglich, sollte das Homeoffice daher in einem getrennten Raum eingerichtet sein.
Ganz wichtig ist, dass Arbeitsunterlagen nicht mit dem Hausmüll entsorgt werden. Videokonferenzen müssen datenschutzgerecht konfiguriert werden und mit Blick auf die DSGVO sollte vermieden werden, dass es aufgrund des Anbieters zu einem Drittlanddatentransfer kommt. Ein guter Überblick zu diesem Thema finden Sie auf den Internetseiten des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik.
Fazit
Selbst wenn die Tätigkeit im Homeoffice für einen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber noch unbekanntes Terrain darstellt, kann die dadurch gewonnene Flexibilität den Arbeitsalltag für Sie und Ihre Mitarbeiter erheblich erleichtern. Voraussetzung einer erfolgreichen Homeoffice-Arbeit ist aber, dass Sie diese rechtssicher umsetzen. Was im Einzelfall geregelt werden muss, hängt dabei immer von Ihren betrieblichen Umständen ab. Ein guter Anfang ist jedoch schon gemacht, wenn Sie die in diesem Blog-Beitrag angesprochenen Themen beherzigen.
OPPENLÄNDER Rechtsanwälte mit Sitz in Stuttgart zählt bei einer Teamgröße von ca. 40 Anwältinnen und Anwälten zu den TOP 50 Kanzleien in Deutschland. Die Beratungspraxis umfasst sämtliche Bereiche des Wirtschaftsrechts. Dies gilt insbesondere auch für das Vergabe-, Presse- und Arbeitsrecht.
