Wer vor einem Jahr geglaubt hat, der Ausnahmezustand geht schnell wieder vorbei, wurde schnell eines Besseren belehrt. Noch immer ist die Arbeit im Homeoffice Alltag. Führungskräfte stehen vor Herausforderungen. Die Mitarbeiterführung und das Arbeiten im Team verlangt nach neuen Regeln und Formaten. Da geht es den Abteilungsleiter:innen in Unternehmen genauso wie den Referats- und Sachgebietsleiter:innen in der öffentlichen Verwaltung.
Manches wurde bereits gelernt, anderes ruft noch Unsicherheit hervor. Daher gibt es nun ein paar Tipps.
Tipp Nr. 1: Nehmen Sie sich Zeit.
Während man im Büro mal schnell ins Nachbarzimmer springen konnte, um über Aufgabenergebnisse zu sprechen oder offene Fragen zu klären, greifen heute viele eher zu E-Mail oder Kurznachrichtensystem. Wir haben beim Staatsanzeiger etwa das Tool Mattermost im Einsatz. Damit kann man sich in Echtzeit austauschen und schneller auf Fragen reagieren. Aber wie immer in der Schriftform fehlen Stimme und die Art, wie man etwas sagt. Der Empfänger der Textnachrichten liest nun zwischen den Zeilen, versteht vielleicht manches als Angriff oder missversteht eine Anweisung. Das kann zu Problemen führen.
Nehmen Sie sich daher Zeit und greifen Sie öfter mal zum Telefonhörer. Das gesprochene Wort lässt weniger Raum für Interpretationen. Dadurch kommt es weniger zu Missverständnis und spart schlussendlich Zeit und auch Nerven.
Tipps Nr. 2: Legen Sie den Fokus auf Austausch
Auch in Zeiten von Homeoffice ist es wichtig, dass Sie sich einmal wöchentlich mit Ihrem Team austauschen, am besten per Videokonferenz. Natürlich mit eingeschalteter Kamera. Ist das technisch nicht möglich, greifen Sie auf Telefonmeetings zurück. Zudem sollten Sie Ihren Mitarbeiter:innen einen eigenen Termin für ein 1:1-Gespräch, das sogenannte Jourfix, anbieten. Dieser geht selten länger als 30 Minuten. 10-15 Minuten-Gespräche sind eher die Regel. So hat das Teammitglied Zeit, persönliche Fragen zu klären oder Themen in einem geschützten Raum zu besprechen.
Tipp Nr. 3: Stellen Sie gemeinsam Regeln auf
Das digitale Arbeiten verschafft einem auch Zugang zu neuen Tools. Beliebt sind gerade Projektmanagement-Software oder auch Werkzeuge für Videokonferenzen. Hier ist es wichtig, dass Sie nicht nur die Mitarbeiter:innen in der Nutzung schulen (lassen). Es ist auch sinnvoll, gemeinsame Regeln aufzustellen. Dazu gehört etwas das „Handheben“, virtuell oder physisch, in Videokonferenzen, wenn man etwas sagen möchte oder auch die Statusmeldung zu ändern, wenn man die Aufgabe bearbeitet hat. Experimentieren Sie gemeinsam im Team und verbessern Schritt für Schritt den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit.
Tipp Nr. 4: Werden Sie persönlicher.
Die Versuchung ist groß, sich im Homeoffice komplett abzukapseln und nur noch wegen beruflichen Themen miteinander zu kommunizieren. Doch das vergrößert die soziale Distanz. Man liest und hört heute sehr viel davon, dass Mitarbeiter:innen durch die Vermischung von beruflichen und privaten Umfeld unter Druck geraten. Sie haben das Gefühl, permanent erreichbar sein zu müssen. Andere vereinsamen und vermissen den physischen Kontakt zu den Kolleg:innen. Neben der Technik ist auch das Persönliche ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Home-Office-Arbeit.
Überlegen Sie also, wie Sie die Treffen an der Kaffeemaschine ersetzen können. Wie wäre etwa eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause kurz vor dem Wochenende oder bevor man in die neue Woche startet? Fragen Sie auch Ihr Team, was sie sich wünschen. Und greifen Sie ab und zu auch zum Telefonhörer und fragen Sie einfach mal: „Hey, wie geht es Ihnen?“. Die wenigsten Mitarbeiter:innen freuen sich nicht über einen kurzen persönlichen Plausch mit der Führungskraft.
Tipp Nr. 5: Vertrauen ist gut…
… Kontrolle ist besser. Aber bitte nur das Wesentliche. Trotz Distanz tragen Sie als Führungskraft immer noch die Verantwortung für die Erbringung von Ergebnissen und Leistungen in Ihrer Organisation. Sie müssen wissen, ob und wie die Leistungen im Homeoffice tatsächlich erbracht worden sind. Da man das Team nicht immer um sich hat, kann man schnell den Überblick verlieren, wer eigentlich gerade an was dran ist und wie da der Stand ist.
Kontrolle ist daher notwendig, übertreiben Sie es aber nicht. Lassen Sie sich zum Beispiel kurze Miniprotokolle vom Tag schicken. In drei, vier kurzen Stichpunkten geben Ihnen darin die Mitarbeiter:innen einen Überblick, was an diesem Tag auf ihrem Schreibtisch so alles passiert ist. Erklären Sie ihnen, warum Sie das benötigen und das es Ihnen hilft, die Verantwortung, die Sie haben, leichter zu schultern.
