Die Pressemitteilung ist geschrieben und liest sich gut. Und jetzt? Wenn Sie sich keinen funktionstüchtigen Presseverteiler aufgebaut haben, ist an diesem Punkt eigentlich schon Schluss. Denn: Ein Presseverteiler ist der Schlüssel für Ihre Kontakte in die Medienwelt.
Wenn Sie nicht immer über das gleiche Thema schreiben, brauchen Sie mehr als einen Presseverteiler. Die Faustregel lautet: Je Thema ein Presseverteiler. Und darin sollten nicht irgendwelche Adressen verzeichnet sein, sondern die für Ihr Thema relevanten. Wie man einen Presseverteiler aufbaut und ihn pflegt – das ist kein Hexenwerk. Wie können Sie vorgehen? Dieser Beitrag gibt ein paar Tipps, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Die Suche nach wirklich relevanten Medien
Bevor Sie mit dem eigentlichen Aufbau eines Presseverteilers beginnen, sollten Sie festlegen, zu welchem Themengebiet Sie etwas veröffentlichen wollen. Genauso wichtig ist die regionale Reichweite, in der Ihr Thema wirken soll. Wenn Sie eher in Ihrer eigenen Umgebung gelesen und gehört werden wollen, macht ein Versand an bundesweit agierende Medien wenig Sinn.
Auch ein wichtiges Kriterium: Wie viele Menschen erreicht ein Medium? Wie hoch ist die Auflage einer Zeitung und wer liest sie? Wie viele Leute und welche Bevölkerungsgruppe hören einen Sender? Wichtig sind sie alle – aber Sie können ein bisschen an solchen Angaben ablesen, wie stark die Resonanz einer Veröffentlichung werden kann.
Auf den Internetseiten des Bundesverbands Digitalpublisher und Zeitungsverleger e.V. unter „Märkte und Daten“ können Sie unter sämtlichen deutschen Tageszeitungen suchen. Der Verband bietet zudem eine Recherche nach ePapern, Online-Auftritten und Mobilportalen dieser Medien an.
Sie würden Ihre Meldung gerne in (Fach-)Zeitschriften veröffentlichen? Der Zeitschriften-Informations-Service (ZIS) bietet Ihnen Informationen zu über 1.500 Fachzeitschriften, wissenschaftlichen Zeitschriften und Kulturzeitschriften aus über 300 Verlagen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Unter Fachzeitungen.de können Sie sich Fachzeitschriften zu einzelnen Themengebieten auflisten lassen.
Sie wollen Ihre Botschaft auch im Radio oder im Fernsehen platzieren? In Wikipedia finden Sie unter dem Stichwort „Liste deutscher Hörfunksender“ eine Auflistung verschiedener Radiosender, unterteilt nach Ausstrahlungsgebieten. Das Pendant für Fernsehsender finden Sie ebenfalls bei Wikipedia unter „Liste deutschsprachiger Fernsehsender“.
Nehmen Sie Kontakt auf
Den ersten Schritt haben Sie mit der Suche nach geeigneten Medien getan. Jetzt heißt es, den richtigen Ansprechpartner herauszufinden. Dafür stehen Ihnen mehrere Wege offen:
- Ein Anruf bei der Zeitung bzw. dem Radio- oder Fernsehsender: Das hat den Vorteil, dass Sie sich direkt mit der entsprechenden Person verbinden lassen und sich gleich vorstellen können. Der Nachteil ist, dass dieses Vorgehen zwar effektiv ist, aber eine Menge Zeit kostet.
- Sie können auf der Internetseite des jeweiligen Mediums recherchieren. In vielen Fällen wird hier schon eine entsprechende Person oder Ressort genannt. Allerdings: Viel weniger zeitfressend ist dieses Verfahren auch nicht!
- Mit etwas mehr Budget können Sie auch Pressverteiler einkaufen. So erhalten Sie ohne viel zeitlichen Aufwand die Kontakte mit Durchwahl und weiteren Daten. Zimpel mit seinen 720.000 Medienkontakten wäre ein Beispiel für solch eine Mediendatenbank.
- Oder Sie wenden sich an eine PR-Agentur. Die Profis pflegen bereits einen engen Kontakt zu Redaktionen und Medienvertretern, haben sich einen Namen in dieser Branche gemacht und verfügen über eine Vielzahl an geeigneten Presseverteilern. Zugleich haben Sie damit Fachleute zur Hand, die für Sie entweder die Pressemeldung lektorieren oder sogar für Sie passgenau schreiben.
Das Anlegen und Pflegen eines Presseverteilers
Um die recherchierten Daten in einem Presseverteiler abzulegen, sollten Sie für sich die Frage klären, welche Daten Sie benötigen. Selbstverständlich gehören der Name des Mediums und die E-Mail-Adresse dazu. Das sind die Grunddaten, denn sehr wahrscheinlich werden Sie Ihre Pressematerialien per Mail versenden.
Wichtig ist der Name der Kontaktperson, mit der Sie vielleicht auch telefonieren wollen – also auch eine Telefonnummer. Vielleicht benötigen Sie aber auch die Daten zur Erscheinungsweise: Das betrifft vor allem Monatsmagazine, die oft lange Vorlaufzeiten und frühe Redaktionstermine haben. Die sollten Sie im Blick behalten – sonst kommen Sie mit Ihrer Pressemeldung zu spät für die nächste Ausgabe! Sinnvoll kann es auch sein, die Region zu dokumentieren, in dem das Medium aktiv ist und wahrgenommen wird. Die Post-Anschrift brauchen Sie wahrscheinlich eher nicht – da reicht die Stadt zur Orientierung.
Unser Tipp: Wenn Sie mit einem einfach verfügbaren Tabellen-Tool wie Excel arbeiten, können Sie leicht in einem Tabellenblatt die Informationen für mehrere Presseverteiler unterbringen. Markieren Sie jeweils den Kontakt und ordnen Sie ihn einem Themengebiet zu – dann können Sie Ihren Pressespiegel je nach Bedarf filtern. Und Sie müssen nur einen Verteiler pflegen.
Um Ihren Presseverteiler aktuell zu halten, empfiehlt es sich, bei nichtzustellbaren E-Mails, die Adressen zu überprüfen: Stimmt der Kontakt noch? Warum ist das E-Mail zurückgekommen?
Führen Sie einen Pressespiegel? Super. Dann können Sie einmal im Jahr Ihre Kontakte auch daraufhin überprüfen, welche Medien oft Ihre Meldungen veröffentlichen bzw. über Ihre Themen berichten. Das sind wertvolle Kontakte, die man auch persönlich pflegen sollte. Etwa mit einem Anruf, bei dem Sie nachfragen, welche Themen vielleicht noch interessant sein könnten oder ob ein Interview gewünscht ist.
