Schluss mit Floskeln – wie Verwaltungen Reden schreiben, die wirklich wirken
Das Dokument ist noch immer leer. Der Cursor blinkt. Und Sie sollen „mal eben“ ein Grußwort für die Bürgermeisterin schreiben. Ob zum Neujahrsempfang, Spatenstich, Jubiläum oder Bürgerdialog – in Verwaltungen gehören Reden und Grußworte zum Alltag. Und trotzdem beginnt jeder Text mit der Frage: Wo fange ich an? Und wie finde ich die richtigen Worte, ohne in Floskeln zu versinken? Wir geben Ihnen Tipps, mit denen Ihnen wirkungsvolle Texte gelingen.
Wenn Verwaltung spricht, geht es um mehr als nur Worte
Reden und Grußworte in der öffentlichen Verwaltung haben einen doppelten Anspruch. Sie sollen informieren und zugleich Menschen erreichen. Je nach Anlass erfordert das einen anderen Ton, eine andere Haltung, eine andere Dramaturgie.
Doch zwischen Sitzungen, Akten und Abstimmungsschleifen bleibt das Schreiben oft ein unliebsamer Punkt auf der To-do-Liste. Das Ergebnis sind Ansprachen, die zwar fachlich korrekt sind – aber die Zuhörer*innen nicht berühren. Die eigentliche Botschaft ist enthalten, aber sie entfaltet nicht die gewünschte Wirkung. Der Applaus bleibt höflich.
Damit Ihnen genau das nicht passiert, braucht es Klarheit über Anlass, Ziel und Publikum – und ein paar bewusste Entscheidungen beim Schreiben.
Lassen Sie uns gemeinsam die richtigen Worte finden
Hier sind fünf Impulse aus unserer Praxis, mit denen aus Pflichtterminen wirkungsvolle Auftritte werden.
1. Beginnen Sie mit dem Anlass, nicht mit der Einleitung
„Sehr geehrte Damen und Herren“ ist schnell getippt. Danach folgt jedoch meist die Frage: „Und was soll ich jetzt schreiben?“
Reden und Grußworte zu verfassen gehört fest zum Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung – von selbst schreiben sich die Texte trotzdem nicht. Oft hapert es vor allem am Einstieg. Stellen Sie sich daher vorab folgende Fragen:
- Worum geht es bei der Veranstaltung wirklich?
- Welche Haltung oder Entscheidung soll rüberkommen?
- Was soll beim Publikum hängenbleiben?
Denken Sie daran: Eine Rede soll nicht dokumentieren, sondern Wirkung entfalten und deutlich machen, worum es wirklich geht. Wer vom Anlass her denkt, findet eher einen klaren Einstieg und vermeidet Floskeln.
2. Treffen Sie den richtigen Ton – zwischen Amtsdeutsch und Authentizität
Sprache in der öffentlichen Verwaltung ist sensibel – den richtigen Ton zu treffen gleicht schon fast einer Kunst. Ist Ihr Text zu locker, wirkt er unseriös. Ist er zu formal, schafft er Distanz. Wird er zu emotional, kann es politisch heikel werden.
Für ein Grußwort bei einer Ehrenamtsveranstaltung brauchen Sie einen anderen Ton als für eine Rede zur Haushaltseinbringung. Fragen Sie sich daher vorab:
- Wer hört zu – Bürger*innen, Fachpublikum, Mitarbeitende?
- Welche Erwartungen hat das Publikum?
- Und wie viel Nähe ist in diesem Kontext tatsächlich angemessen?
Am Ende entscheidet der Ton darüber, ob eine Rede Wirkung entfaltet oder nur ihre Pflicht erfüllt.
3. Seien Sie die Stimme der Rednerin oder des Redners
Ebenso wichtig, wie die Erwartungshaltung des Publikums zu bedenken, ist es, sich zu fragen: Würde die sprechende Person das wirklich so sagen? Klären Sie daher, bevor Sie mit der Rede loslegen:
- Gibt es persönliche Anekdoten, die zum Anlass passen?
- Welche Haltung würde die sprechende Person einnehmen?
- Ist ihr Sprachstil eher locker oder eindrucksvoll?
Eine Rede wirkt vor allem, wenn sich der oder die Sprecher*in mit ihren Worten identifizieren kann – und natürlich und authentisch klingt. Das kommt an!
4. Fassen Sie sich kurz. Und klar.
Auch wenn ein Text auf dem Papier gut aussieht und mit kunstvollen Formulierungen glänzt, heißt das nicht, dass er auch gesprochen funktioniert – im Gegenteil. Lange Schachtelsätze, Nebengedanken und formale Wendungen bremsen die Wirkung. Bei langen Reden verlieren Sie langsam, aber sicher die Aufmerksamkeit der Zuhörer*innen und Ihre eigentliche Botschaft verwässert. Lesen Sie sich Ihre Rede laut vor und fragen Sie sich:
- Würden Sie selbst so reden?
- Ist der Text verständlich?
- Kann ich mich kürzer fassen, ohne an Wirkung und Aussage zu verlieren?
Denken Sie immer daran, dass das Publikum Ihnen folgen können muss. Daher gilt: Je kürzer und verständlicher die Sätze sind, desto besser.
5. Eine gute Struktur ist der Schlüssel
Achten Sie auf den Aufbau und die Dramaturgie Ihrer Rede. Ansprachen, die zusammenhangslos von einem Thema zum anderen springen oder sich in Nebensächlichkeiten verlieren, überzeugen nicht. Folgt der Text keinem roten Faden, verlieren die Zuhörer*innen den Überblick und schalten geistig ab. Machen Sie sich also bereits im Vorfeld einen Plan und klären Sie folgende Fragen:
- Mit welchem Thema soll die Rede beginnen?
- Mit welcher Reihenfolge entfalten Sie die größtmögliche Wirkung?
- Worauf soll die Rede am Ende hinauslaufen?
Mit einem roten Faden und einer gut durchdachten Dramaturgie nehmen Sie das Publikum mit durch Ihre Rede – vom ersten bis zum letzten Wort.
Fazit: Klare Worte schaffen Wirkung
Eine gelungene Rede basiert auf guter Vorbereitung, klarer Sprache und einem Gespür für Anlass und Publikum. So werden Haltungen und Werte verständlich vermittelt, Entscheidungen nachvollziehbar gemacht und Vertrauen gestärkt.
TIPP
Gute Reden sind keine Glückssache, sondern Handwerk.
Genau hier setzt die Staatsanzeiger Agentur an: Unsere erfahrenen Redenschreiber*innen entwerfen Texte, die Ihre Botschaft sicher und klar vermitteln.
Lassen Sie uns gemeinsam die richtigen Worte finden!
