Automatisierte Chats spielen zunehmend eine wichtige Rolle in unserem Arbeitsalltag. Sie können dabei helfen, Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen effizienter und effektiver zu erledigen. Die KI-Chats sind aber nur so gut, wie die Befehle, die Sie bekommen. Wir erklären Ihnen, wie Sie die digitalen Assistenten richtig nutzen.
Wie funktionieren KI-Chats?
Bevor wir in Handhabung eintauchen, lohnt es sich, kurz zu verstehen, wie KI-Chats funktionieren: KI-Chats sind computergestützte Systeme, die mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) menschliche Sprache verstehen und darauf reagieren können. Sie werden auch als Chatbots oder Conversational AI bezeichnet.
Diese Systeme basieren auf fortschrittlichen Algorithmen. Sie analysieren
ein riesiges Datenset an Text und Code, und leiten daraus Muster und Regeln ab. Mithilfe dieser Muster und Regeln können sie dann neue Texte generieren, Sprachen übersetzen, Fragen beantworten und andere Aufgaben ausführen.
KI-Chats können grundsätzlich in drei Bereichen helfen:
- Verstehen: Sie können sich von KI Chats Zusammenhänge, Begriffe, Gesetze und vieles andere erklären lassen.
- Entwickeln: KI-Chats können Ihnen dabei helfen, Pläne oder Konzepte aus verschiedenen Fachbereichen zu entwickeln.
- Entdecken: Lassen Sie sich bei der Suche nach Ideen von der KI helfen. Empfehlungen und Impulse können die Chats auch.
Wie nutzt man KI-Chats richtig?
Damit KI-Chats gute Ergebnisse liefern, ist es wichtig, die Prompts richtig zu formulieren. Prompts nennt man die Eingaben, die Nutzer:innen dem KI Chat vorgeben. Ein Prompt ist also vereinfacht gesagt die Aufgabenstellung.
Beim Schreiben von Prompts sollten Sie drei grundlegende Aspekte beachten:
Präzise Formulierung ist entscheidend
Ihre Prompts sollten so klar und präzise wie möglich sein. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze und setzen Sie auf kurze, klare Formulierungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Frage nur eine Information auf einmal abfragt. Zum Beispiel:
Falsch: „Könnten Sie bitte Informationen zu den Umweltauflagen bezüglich Bauvorhaben in Stadt X und den erforderlichen Genehmigungen bereitstellen?“
Richtig: „Welche Umweltauflagen gelten derzeit für Bauvorhaben in Stadt X?“
Vermeiden Sie Fachjargon
Behörden neigen dazu, einen eigenen Fachjargon zu verwenden. Denken Sie daran, dass die KI möglicherweise nicht mit spezifischen Begriffen vertraut ist. Verwenden Sie klare und allgemein verständliche Sprache. Zum Beispiel:
Falsch: „Bitte geben Sie Auskunft über die Implementierung der neuen DSGVO-Richtlinien in unserem Verwaltungsprozess.“
Richtig: „Wie sind die neuen Datenschutzrichtlinien in unseren Verwaltungsprozess integriert?“
Weitere Beispiele für klare Prompts
„Wie lauten die aktuellen Steuerrichtlinien für Unternehmen in unserem Bezirk?“
„Gibt es spezielle Schulungsprogramme für Mitarbeitende zur Einhaltung der aktuellen Sicherheitsvorschriften?“
Der Weg ist das Ziel: Überprüfen Sie die Antwort!
Nachdem Sie eine Antwort erhalten haben, überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Informationen enthalten sind. Falls nicht, versuchen Sie, Ihre Anfrage präziser zu formulieren und bitten Sie an bestimmten Stellen um Alternativen oder Ergänzungen. Meistens reicht ein einziger Prompt nicht aus, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.
Wie können KI-Chats die Arbeit einer Behörde unterstützen?
KI-Chats können in nahezu allen Fachbereichen einer Behörde vielfältige Unterstützung bieten. Hier einige Beispiele:
- Personalwesen:
Beispiel: KI-Chats sind eine gute Unterstützung, um beispielsweise Stellenanzeigen zu entwerfen oder ein Mitarbeitendengespräch vorzubereiten.
- Finanzen:
Beispiel: Anfragen zu Steuererklärungen, Zahlungsmodalitäten oder Ausgabenrichtlinien können durch einen KI-Chat beantwortet werden.
- Bau- und Planungsbehörden:
Beispiel: Der KI-Chat liefert Informationen zu Bauvorschriften, Genehmigungsverfahren oder Bauprojekten.
- Umwelt- und Naturschutz:
Beispiel: Anfragen zu Umweltauflagen, Naturschutzgebieten oder Recyclingrichtlinien können durch den KI-Chat beantwortet werden.
- Gesundheitswesen:
Beispiel: Informieren Sie sich über Impfprogrammen oder Empfehlungen in der Gesundheitsvorsorge.
- Rechtsabteilung:
Beispiel: Mitarbeitende können über den Chatbot Informationen zu rechtlichen Prozessen, Gesetzesänderungen oder juristischen Fragestellungen abrufen.
- IT-Service und Support:
Beispiel: KI-Chat können Sie bei IT-Problemen oder Anwendungsfehlern unterstützen.
- Öffentlichkeitsarbeit:
Beispiel: Chatbots können Ihnen dabei helfen, Pressemitteilungen zu erstellen oder Ideen für eine PR-Kampagne zu generieren
Fazit
Wie in vielen anderen Arbeitsbereichen können KI-Chats auch den Mitarbeitenden in Behörden dabei helfen, ihre Aufgaben schneller zu erledigen. Überlegen Sie sich dafür, welche Aufgaben Sie in Ihrem Alltag häufig absolvieren oder welche Fragen Ihnen oft gestellt werden. Denn gerade bei Routineaufgaben oder in der Recherche sind KI-Chats eine gute Hilfe. Bereiten Sie gezielt Prompts für diese Tätigkeiten vor, die Sie bei Bedarf verwenden. Auch wenn die Ergebnisse ein kritisches Auge benötigen, können Sie mit KI-Chats die Effizienz Ihrer Arbeit spürbar steigern.
