Der Transparenzgrundsatz ist einer der tragenden Pfeiler im Vergaberecht. Aus dem Grundsatz ergibt sich, dass ein Vergabeverfahren von Beginn an und fortlaufend dokumentiert werden muss. Die Dokumentation erfolgt in der Vergabeakte, die sich aus dem Vergabevermerk und die mit dem Vergabeverfahren zusammenhängenden Unterlagen zusammensetzt.
Der Vergabevermerk ist der wichtigste Bestandteil der Vergabeakte
Mit dem Vergabevermerk werden die einzelnen Schritte des Vergabeverfahrens von Beginn an fortlaufend in Textform (§ 126b BGB) dokumentiert. Die Dokumentation umfasst alle wesentlichen Vergabeentscheidungen und Verfahrenshandlungen. Die Mindestinhalte des Vergabevermerks ergeben sich aus dem Vergaberecht selbst (§ 8 VgV, § 8 SektVO, § 6 KonzVgV, § 20 EU VOB/A, § 6 UVgO, § 20 VOL/A).
Zu den Mindestinhalten des Vergabevermerks zählt etwa:
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Gegenstand und Wert des Auftrags
- die Namen der berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bieter und die Gründe für ihre Auswahl bzw. die Ablehnung des Angebots
- den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl
Haben Sie sich für ein Verhandlungsverfahren oder wettbewerblichen Dialog entschieden, müssen Sie Ihre Entscheidung und die Umstände, die dazu geführt haben, begründen.
Führt das Vergabeverfahren zu keinem Ergebnis und Sie verzichten auf die Auftragsvergabe, so müssen Sie dies ebenfalls im Vergabevermerk festhalten und begründen.
Neben den gesetzlich angeordneten Pflichtinhalten müssen alle Ihre Maßnahmen, in denen Sie Wertungs- oder Beurteilungsspielräume haben, dokumentieren. Bedingung für einen Vergabevermerk ist, dass jede getroffene Entscheidung so detailliert dargestellt ist, dass ein mit der Sachlage des jeweiligen Vergabeverfahrens vertrauter Leser diese nachvollziehen kann. Das heißt: Die Dokumentation muss so erfolgen, dass in einem Nachprüfungsverfahren die Entscheidungen des Auftraggebers nachvollzogen werden können.
Was gehört noch zu einer Vergabeakte?
In die Vergabeakte werden neben dem Vergabevermerk alle Dokumente aufbewahrt, die mit dem Vergabeverfahren im Zusammenhang stehen. Dazu gehören etwa:
- die Kommunikation mit Unternehmen (z.B. Aufforderung zur Angebotsabgabe, Nachrichten)
- interne Beratungen (Protokolle)
- die Vergabeunterlagen
- die Angebote bzw. Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen
- Informationsschreiben an Bieter und Bieterfragen
- gegebenenfalls Rügen und deren Beantwortung
Wie lange muss die Vergabeakte aufbewahrt werden?
Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen, Interessenbestätigungen und ihre Anlagen müssen bis zum Ende der Laufzeit des jeweiligen Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufbewahrt werden, mindestens für die Dauer von drei Jahren ab Zuschlagserteilung (§ 8 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 3 SektVO, § 6 Abs. 2 UVgO, § 20 EU VOB/A i.V.m. § 8 VgV).
Was passiert, wenn Sie gegen die Dokumentationspflichten verstoßen?
Verstöße gegen Dokumentationspflichten führen zu einem Dokumentationsmangel. Die Vorschriften über die Vergabedokumentation sind dabei „bieterschützend“. Dokumentationsmängel können deshalb vor den Vergabekammern beanstandet werden. Ein Nachprüfungsverfahren hat aber nur dann Erfolg, wenn sich die Dokumentationsmängel auf die Rechtsstellung des Bieters im Vergabeverfahren ausgewirkt haben. Der Dokumentationsmangel führt dazu, dass das Vergabeverfahren in den Zeitpunkt vor Entstehung der Dokumentationsmängel zurückversetzt wird.
In einem gewissen Umfang hat die Rechtsprechung anerkannt, dass Dokumentationsmängel im Nachprüfungsverfahren geheilt werden können. So ist es zulässig, eine detaillierte Begründung im Nachprüfungsverfahren nachzureichen. Eine Heilung bzw. ein Nachschieben von Gründen ist jedoch nur möglich, sofern die Transparenz des Vergabeverfahrens gesichert ist und keine Anhaltspunkte für eine Manipulation vorliegen (OLG Düsseldorf, Beschl. v. 20.02.2020, VII-Verg 2/19).
