Digitale Personalplanung: Stellen Sie Ihre Organisation zukunftssicher auf

Die im Wirtschaftsleben vorherrschenden Schwankungen machen schon lange nicht mehr vor Behörden, Ämtern und Verwaltungen halt. Gerade die letzten Monate haben gezeigt, welchen gewaltigen Einfluss äußere Faktoren auf interne Projekte, Strukturen, Abläufe und Prozesse haben können. Während in manchen Betrieben buchstäblich die Bänder stillstanden, wurden öffentliche Organisationen, wie zum Beispiel Verwaltungen, Gesundheitsämter und Schulbehörden mit neuen Anforderungen überrannt.

Warum die digitale Personalarbeit immer wichtiger wird

Auch in Zukunft ist damit zu rechnen, dass unvorhergesehene Begebenheiten die Handlungsfähigkeit, Agilität und Flexibilität von Behörden und öffentliche Verwaltungen auf die Probe stellen werden. Es hat sich gezeigt, dass ein hoher Digitalisierungsgrad in Organisationen dazu beiträgt, unerwarteten Herausforderungen souverän zu begegnen. Insbesondere im HR-Management stehen Ihnen eine Reihe digitaler Werkzeuge zu Verfügung, die helfen, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Personalentscheidungen zu treffen und durch digitale Abläufe und Prozesse eine hohe Effizienz und Transparenz sicherzustellen.

Das kann die digitale Personalplanung

Zu Ihren wichtigsten Instrumenten zählt die Personalplanung. Datengestützt lassen sich hier Szenarien für die Gegenwart sowie die nahe und ferne Zukunft abbilden. In die Berechnungen fließen sämtliche zur Verfügung stehenden Daten ein, sodass sich für Sie ein quantitativ und qualitativ verwertbares Gesamtbild ergibt. Je nachdem, welche Fragestellungen die Modellierungen aufwerfen, weist die digitale Personalplanung Wege zu möglichen Lösungsansätzen.

Sei es die Berechnung der Auswirkung von neuen Planstellen auf Kapazitäten und Kosten oder oder strategische Themen, wie die Transformation einer Abteilung oder eines Bereichs über die nächsten fünf Jahre: Die digitale Personalplanung ist bei einfachen wie hochkomplexen Aufgaben ein verlässliches Prognosetool und Ratgeber zugleich.

Welchen zeitlichen Horizont Sie als Personaler:in mithilfe der digitalen Personalplanung betrachten, ist dank digitaler Tools reine Einstellungssache. Ein paar Beispiele:

Ad-hoc-Lösungen in der Krise

Das Jahr 2020 stellte die Gesundheitsämter bundesweit auf die Belastungsprobe. Praktisch über Nacht rückte ein für die Pandemiebekämpfung unverzichtbares Aufgabenfeld ins Zentrum der Aufmerksamkeit – die Kontaktnachverfolgung. Führungskräfte und Personaler:innen mussten schnellstmöglich in diesem Bereich Personal aufstocken.

Notwendig waren schnelle Entscheidungen über Neueinstellungen, Hilfe von externen Kräften und Dienstleistern sowie das Verschieben von Zuständigkeiten und Tätigkeitsfeldern.

Gleichzeitig gab es auch in den Arbeitsagenturen gewaltige Umwälzungen. Weil Mitarbeiter:innen dort mit dem Bearbeiten von Anträgen für Kurzarbeitergeld mehr als ausgelastet waren, hatten sie keine Zeit mehr, Arbeitssuchende zu beraten und in neue Stellen zu vermitteln. Auch hier galt es, die vorhandenen Kapazitäten zeitnah umzuschichten. Die digitale Personalplanung hilft in Situationen, die kurzfristiges Handeln von Ihnen erfordern, alle für die Planung notwendigen Informationen in einer hohen Qualität transparent aufzubereiten, um dann auf dieser Basis die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Da immer direkt und live die Effekte von Planungen und Anforderungen im Vergleich zum Ist-Zustand berechnet werden, findet sich auf Knopfdruck die schnellste, effektivste und günstigste Lösung.

Planung des absehbaren Morgens: Der Pensionierungswelle begegnen

In Teilen hat der öffentliche Dienst schon länger ein Überalterungs- sowie Attraktivitätsproblem. Der demografische Wandel und der damit einhergehende Fachkräftemangel, so schätzen manche Experten, werden Kommunen deshalb stärker treffen als die Privatwirtschaft. In der jüngeren Vergangenheit zeigte sich zwar, dass Arbeitsplatzsicherheit als Wert unter Berufseinsteiger:innen wieder an Bedeutung gewinnt. Dennoch müssen Organisationen und Verwaltungen rechtzeitig auf die sich am Horizont abzeichnenden Veränderungen reagieren. Datenbasierte Szenarien zeigen Ihnen, wofür es sich zu rüsten gilt: Mit wie vielen Abgängen in den Ruhestand müssen Sie in den nächsten zehn Jahren rechnen? Wie verändert die Digitalisierung das Arbeitsaufkommen? Wird der Ressourcenbedarf steigen oder sinken? Wie und mit welchen Mitteln reagieren Sie wirkungsvoll darauf? Prognosemodelle helfen Ihnen, einen Blick in die Zukunft zu werfen und lassen Sie dabei nicht alleine, sondern fächern ein ganzes Bündel an Maßnahmen auf.

Planung des Übermorgen: Veränderung von Digitalisierung, Globalisierung und Marktentwicklungen planen

Wie wichtig es ist, die digitale Transformation mit allen Kräften voranzutreiben, ist natürlich auch in Organisationen und Verwaltungen erkannt worden. In den kommenden fünf bis zehn Jahren müssen Sie damit rechnen, dass zahlreiche interne und externe Abläufe und Services sich grundlegend ändern werden – und das vor allem durch die Chancen der Digitalisierung. Damit gehen auch neue Kompetenzen einher, die Verwaltungen auch morgen noch effizient sein lassen. Doch welche neuen Mitarbeiterkompetenzen benötigt Ihre Organisation in den nächsten 5 – 10 Jahren? Welche neuen Kräfte mit welchem Fachwissen müssen Sie zu welchem Zeitpunkt extern rekrutieren? Welche Kapazitäts- und Kostenverschiebungen ergeben sich dadurch? Die digitale Personalplanung hilft Ihnen, zu erkennen, welcher Handlungsbedarf mittel- bis langfristig auf das Personalmanagement zukommt. Die Modellierungen und Szenarien machen deutlich, welcher Weg das größte Erfolgspotenzial birgt.

Verwaltungen stehen in der Verantwortung

Wie gut Verwaltungen, Referate und Ämter ihren Aufgaben nachkommen, ist nicht zuletzt eine Frage der Mitarbeiter:innen und damit Ihrer digitalen Personalplanung. Wenn Behörden als zuverlässige und leistungsstarke Partner von Bürgern, Wirtschaft, sozialen wie kulturellen Einrichtungen wahrgenommen werden, stärkt dies in letzter Konsequenz auch das Vertrauen in den Staat sowie seine Institutionen und stabilisiert das gesellschaftliche Klima. Somit kommt Ihnen eine hohe Verantwortung zu. Es lohnt sich also, den auch oft mit kleineren Hürden versehenen Weg zur digitalen HR-Transformation voller Mut und Ambition anzugehen.

Dieser Blogbeitrag stammt von der GuideCom AG. Als Digitalisierungspartner unterstützt die GuideCom AG aus Münster über 400 Unternehmen und Organisationen aus Deutschland bei der Digitalisierung ihres Personalmanagements. Dabei denkt das Unternehmen Abläufe grundlegend neu und entwickelt daraus intelligente digitale Lösungen – immer mit dem Ziel, die größtmögliche Synergie zwischen Mensch und Technik zu erreichen. Mit Magellan hat die GuideCom eine Software-Lösung geschaffen, die sich in Ihrer Vielfalt den Herausforderungen der Personalarbeit von morgen stellt.