Punkte, Preise, Pannen: Angebotswertung jenseits des niedrigsten Preises
Das günstigste Angebot ist nicht automatisch das wirtschaftlichste. Umgekehrt wird eine Vergabe nicht allein dadurch besser, dass möglichst viele Qualitätskriterien vorgesehen werden. Entscheidend ist vielmehr ein Wertungssystem, das zum konkreten Auftrag passt, transparent beschrieben ist und Unterschiede zwischen den Angeboten sachgerecht abbildet.
Wann genügt der Preis als Zuschlagskriterium?
Eine Wertung nach dem Prinzip „100 Prozent Preis“ kann sinnvoll sein, wenn die Leistung eindeutig und abschließend beschrieben ist. Das gilt insbesondere für standardisierte Produkte, klar definierte Routineleistungen und viele Bauleistungen mit einem detaillierten Leistungsverzeichnis.
Bei Bauleistungen wird die geforderte Qualität regelmäßig bereits durch Materialvorgaben, technische Standards, Normen und die Ausführungsbeschreibung festgelegt. Erfüllen alle wertungsfähigen Angebote dieselben Anforderungen, kann der Preis das maßgebliche Unterscheidungsmerkmal sein.
Auch bei Liefer- und Dienstleistungen ist eine reine Preiswertung möglich. Je stärker sich die angebotenen Lösungen jedoch qualitativ unterscheiden können, desto eher sollten zusätzliche Zuschlagskriterien vorgesehen werden.
Zudem ist zu prüfen, ob tatsächlich nur der Anschaffungspreis relevant ist. Je nach Beschaffungsgegenstand können auch Lieferung, Installation, Wartung, Energieverbrauch, Betrieb und Entsorgung erhebliche Kosten verursachen.
Qualität muss konkret bewertbar sein
Eine Aufteilung von beispielsweise 50 Prozent Preis und 50 Prozent Qualität ist nur dann belastbar, wenn die Qualitätswertung nachvollziehbar ausgestaltet wird.
Vor Beginn des Verfahrens sollte die Vergabestelle klären:
- Welche Qualitätsmerkmale bieten einen wirtschaftlichen Mehrwert?
- Welche Angaben müssen die Bieter hierzu vorlegen?
- Wie werden unterschiedliche Erfüllungsgrade bepunktet?
- Wer nimmt die Bewertung vor?
- Wie wird das Ergebnis dokumentiert?
Ungeeignet sind Kriterien, die zwar gut klingen, aber keinen erkennbaren Einfluss auf die spätere Auftragsausführung haben.
Besonders wichtig ist die klare Trennung zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien. Referenzen und allgemeine Unternehmenserfahrung betreffen regelmäßig die Eignung. Die Qualifikation des konkret vorgesehenen Personals kann dagegen, als Zuschlagskriterium berücksichtigt werden, wenn sie die Qualität der Leistung beeinflusst.
Preiswertung: Abstand statt Rangfolge
Problematisch sind Rangfolgenmodelle, bei denen das günstigste Angebot 100 Punkte, das zweitgünstigste 80 Punkte und das drittgünstigste 60 Punkte erhält. Ein solches Modell berücksichtigt nicht, wie groß die tatsächlichen Preisunterschiede sind.
Zwischen dem ersten und zweiten Angebot können zehn oder 100.000 Euro liegen – der Punkteabstand bleibt dennoch gleich.
Auch ein Modell, bei dem das teuerste Angebot automatisch null Punkte erhält, kann zu Verzerrungen führen. Die Bewertung hängt dann von den zufällig eingegangenen Konkurrenzangeboten ab.
Praxistauglicher sind vorab festgelegte mathematische Bewertungsmodelle. Häufig erhält das günstigste wertungsfähige Angebot die Höchstpunktzahl. Ein Angebot, dessen Preis eine zuvor definierte Schwelle erreicht, etwa das Zweifache des günstigsten Angebots, erhält null Punkte. Die dazwischenliegenden Angebote werden linear interpoliert. Auch ein solches Modell muss jedoch zur konkreten Beschaffung passen.
Schulnoten allein reichen nicht aus
Die bloße Einteilung in „sehr gut“, „gut“, „befriedigend“ oder „ausreichend“ ist für eine rechtssichere Konzeptwertung häufig zu unbestimmt.
Die Vergabeunterlagen sollten zusätzlich erkennen lassen, was die Auftraggebenden erwartet. Bewertet werden können beispielsweise:
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Konzepts,
- Qualität der vorgesehenen Maßnahmen,
- Umgang mit Risiken und Schnittstellen,
- Personal- und Vertretungsorganisation sowie
- Termin- und Kommunikationskonzept.
Die Vergabestelle verfügt bei solchen Kriterien über einen Beurteilungsspielraum. Die wesentlichen Bewertungsmaßstäbe müssen jedoch vor Angebotsabgabe bekannt sein. Erst nachträglich entwickelte Unterkriterien sind zu vermeiden.
Punktesprünge können Ergebnisse verzerren
Auch objektive Kriterien können fehlerhaft ausgestaltet sein. Erhält beispielsweise eine Projektleitung mit zwölf Monaten Berufserfahrung einen Punkt und eine Projektleitung mit 59 Monaten ebenfalls nur einen Punkt, während ab 60 Monaten zwei Punkte vergeben werden, bildet die Matrix die tatsächlichen Unterschiede nur unzureichend ab.
Bei messbaren Kriterien wie Berufserfahrung, Lieferzeit oder Energieverbrauch sind lineare oder zumindest annähernd lineare Abstufungen häufig sachgerechter. Zusätzliche Leistung sollte sich nachvollziehbar in einer höheren Punktzahl widerspiegeln.
Mindestanforderung oder Qualitätsmerkmal?
Eine zwingende Leistungsanforderung sollte nicht zusätzlich als Qualitätskriterium bewertet werden. Wird beispielsweise mindestens die Energieeffizienzklasse D verlangt, ist ein Produkt mit einer schlechteren Energieeffizienzklasse nicht wertungsfähig. Die bloße Erfüllung der Mindestanforderung rechtfertigt regelmäßig noch keine zusätzlichen Punkte.
Eine Qualitätswertung ist erst dann sinnvoll, wenn bessere Leistungsstufen angeboten werden können. In diesem Fall muss transparent beschrieben werden, welche Verbesserung zu welcher Punktzahl führt.
Auch sehr gering gewichtete Kriterien sollten kritisch geprüft werden. Ein Kriterium mit einer Gewichtung von zwei Prozent kann zwar zulässig sein, beeinflusst das Ergebnis aber kaum. Soll ein Aspekt die Zuschlagsentscheidung tatsächlich prägen, muss er angemessen gewichtet werden.
Transparente Bewertungsmaßstäbe schaffen bessere Entscheidungen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Entwicklung von Zuschlagskriterien, Bewertungsmatrizen oder der Vorbereitung Ihrer Vergabeunterlagen wünschen, stehen Ihnen unsere erfahrenen Vergabeberater gerne zur Seite.
Fazit
Eine belastbare Angebotswertung beginnt bereits mit der Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Die Vergabestelle sollte:
- das Beschaffungsziel festlegen,
- Mindestanforderungen definieren,
- wirtschaftliche Mehrwerte identifizieren,
- die Preis- und Qualitätswertung transparent beschreiben und
- die spätere Bewertung nachvollziehbar dokumentieren.
Nicht die Anzahl der Kriterien entscheidet über die Qualität der Wertung. Maßgeblich sind auftragsbezogene Zuschlagskriterien, eine angemessene Gewichtung und ein Wertungsmodell, das reale Unterschiede zwischen den Angeboten abbildet.
