Bei der Durchführung von Ausschreibungen ist es oft sinnvoll, fachliche, rechtliche oder andere Berater zu beteiligen. Die Frage ist dabei nur, inwieweit das im Einzelfall zulässig ist.
Sind Dritte im Vergabeverfahren erlaubt? Welche Möglichkeiten gibt es?
Qualifizierte sachverständige Dritte, wie technische oder rechtliche Berater, dürfen Sie, als Auftraggeber, grundsätzlich bei der Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens unterstützen. Sie müssen ein Vergabeverfahren nicht komplett in eigener Person bewerkstelligen.
Aber: Auch wenn beispielsweise ein Dienstleister die Ausschreibung in weiten Teilen für Sie durchführt, dürfen Sie die Verantwortung für die Auftragsvergabe aber nicht vollständig an Dritte übertragen. Sie müssen das Handeln Ihrer Berater immer begleiten, überwachen und gegebenenfalls korrigieren.
Ein bloßes „Abnicken“ der einzelnen Verfahrensentscheidungen und –arbeitsschritte etwaiger Dienstleister genügt nicht. Sie tragen als Auftraggeber immer die Verantwortung bezüglich Vergaberechtsverstößen und Sie trifft als Vertragspartner schließlich auch die Verpflichtungen aus dem erteilten Auftrag.
Wir unterstützen beim Vergabeverfahren: technisch, fachlich, rechtlich
Welche Aufgaben dürfen externe Berater im Vergabeverfahren übernehmen?
Externe Berater, zum Beispiel Architekten, Ingenieure und Rechtsanwälte, dürfen Sie als öffentlicher Auftraggeber unter den oben genannten Voraussetzungen grundsätzlich in allen Phasen eines Vergabeverfahrens unterstützen. Das betrifft unter anderem:
- die Konzeption des Vergabeverfahrens
- die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen
- die Verfahrensdurchführung
- die Durchführung von Verhandlungsrunden mit den Bietern
- die fachliche wie rechtliche Angebotsauswertung
Üblicherweise werden beispielsweise technische Fachberater bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung einbezogen, wenn der Auftrag besondere technische Spezifikationen umfasst, die Sie selbst nicht ausreichend erfassen und beschreiben können. Etwaige Fehler eines Beraters bei der Formulierung der Leistungsbeschreibung werden hier aber wiederum Ihnen als Auftraggeber zugerechnet.
Externe Berater können Sie nach § 55 VgV auch bei der Angebotsöffnung unterstützen. Denn: Es müssen mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers bei der Angebotsöffnung anwesend sein. Das heißt aber nicht zwangsläufig, dass damit Mitarbeiter des Auftraggebers gemeint sind. Diese Aufgabe kann auch durch Dritte übernommen werden. Es sollte an der Angebotsöffnung jedoch sicherheitshalber zumindest ein Mitarbeiter des Auftraggebers beteiligt sein.
Was ist bei der Beauftragung externer Berater zu berücksichtigen?
Bei der Vergabe von Beratungsleistungen sind wiederum die vergaberechtlichen Regelungen und etwaige hausinterne Vorgaben des Auftraggebers zu beachten. Es kann auch sein, dass ein Beratungsauftrag aufgrund dessen selbst in entsprechender Weise ausgeschrieben werden muss.
Welche Gefahren drohen bei der Tätigkeit externer Berater in Vergabeverfahren? Wie wird die Beteiligung von Projektanten behandelt?
Stellen Sie sich vor, Sie haben für die Erstellung einer Leistungsbeschreibung einen externen Berater hinzugezogen. Dieser möchte sich aber an der Ausschreibung dieser Leistung ebenfalls beteiligen. Hier droht im Rahmen der sogenannten „Projektantenproblematik“ grundsätzlich eine Wettbewerbsverzerrung. Um dem vorzubeugen müssen Sie also sicherstellen, dass ein Dritter, der bei der Vorbereitung der Ausschreibung mitgewirkt hat und später selbst mitbietet, möglicherweise über einen Wissensvorsprung verfügt beziehungsweise die Auftragsbedingungen in seinem Sinne beeinflusst hat.
Es gilt also, dass Sie entstehende Vorteile eines solchen Dritten gegenüber dessen Mitbewerbern im Vergabeverfahren unbedingt ausgleichen müssen. Dies kann etwa durch die Mitteilung der Informationen erfolgen, die der externe Berater vorab beispielsweise für die Erstellung der Leistungsbeschreibung schon erhalten hat.
Können Sie die Wettbewerbsverzerrung, also den Informationsvorsprung des Projektanten, nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigen, dürfen bzw. müssen Sie das betreffende Unternehmen im Extremfall sogar von dem Vergabeverfahren ausschließen. Vor einem solchen Ausschluss müssen Sie dem Projektanten aber zunächst die Möglichkeit geben, nachzuweisen, dass seine Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens den Wettbewerb überhaupt nicht verzerren kann.
Fazit
Externe Berater können in vielfältiger Weise in allen Schritten eines Vergabeverfahrens unterstützen. Entscheidend ist dabei, dass Sie dennoch stets die Gesamtverantwortung für das Vergabeverfahren behalten. Zudem müssen Sie bei der Vorbereitung einer Ausschreibung durch potentielle Bieter einen möglichen Informationsvorsprung gegenüber anderen Bietern ausgleichen.
