Ideen in Form bringen – Designleistungen richtig ausschreiben
Wie beschreibt man etwas, das kreativ, individuell und nur schwer messbar ist? Viele Vergabestellen stehen genau vor dieser Herausforderung, wenn sie Designleistungen ausschreiben. Mit einer klaren Struktur, verständlichen Anforderungen und fairen Vergütungsmodellen gelingt Ihnen das besser – und sie ziehen die Designer:innen an, die wirklich zu Ihnen passen.
Wie schreibt man Design richtig aus?
Designleistungen zu vergeben ist anspruchsvoll. Denn sie lassen sich nur schwer objektiv beschreiben und bewerten, ohne die eigentliche kreative Leistung von Designer:innen schon vorwegzunehmen.
Häufig werden aufwendige Entwürfe oder sogar vollständige Designkonzepte bereits in frühen Phasen gefordert ohne Vergütung und ohne Zuschlagsgarantie. Das ist rechtlich und wirtschaftlich heikel – und schreckt die Büros ab, die man eigentlich gewinnen wollte.
Hinzu kommt: Vergabestellen und Designer:innen sprechen häufig eine ganz unterschiedliche Sprache. Während die Verwaltung mit formalisierten Verfahren, Fristen und Nachweisen arbeitet, sind Designer:innen an kreative, iterative Prozesse gewöhnt – und scheitern manchmal schlicht an Formalien. Das frustriert beide Seiten.
Was Design wirklich ist
Design ist weit mehr als nur „schöne Optik“.
Es verknüpft Strategie, Funktion und Kreativität – in Form von Logos, Webseiten, Produkten oder Ausstellungen.
Diese Vielfalt zeigt: Solche Leistungen lassen sich nicht von der Stange kaufen es braucht Dialog, Verständnis und einen strukturierten Prozess.
Worauf es bei der Designvergabe ankommt
Designleistungen sind kreative und geistige Arbeiten sie lassen sich nicht wie standardisierte Produkte ausschreiben.
Vorgaben sollten keine einzelnen Stile oder Lösungen bevorzugen, es sei denn, es gibt dafür einen sachlichen Grund. Nur so entsteht Raum für unterschiedliche Ansätze und gleichzeitig bleibt das Verfahren nachvollziehbar.
Faire Entwürfe schaffen Vertrauen
Unentgeltliche Vorentwürfe, die den Kern der kreativen Leistung vorwegnehmen, sind unzulässig. Besser ist es, auf Referenzen, Arbeitsproben oder Skizzen zurückzugreifen. Wenn in einer Konzeptphase dennoch neue Entwürfe oder Designideen gefordert werden, sollten diese angemessen vergütet werden, wie es etwa in Architekturwettbewerben selbstverständlich ist. Das sorgt für Fairness, motiviert zur Teilnahme und führt zu qualitativ besseren Ergebnissen.
Einfache Verfahren erhöhen Beteiligung
Viele Designbüros sind klein und nicht mit komplexen Vergabeprozessen vertraut.
Zu viele Nachweise oder unklare Formulare schrecken ab und verringern die Vielfalt der Angebote. Klare, verständliche und schlanke Verfahren hingegen ziehen mehr kreative Büros an und führen zu besseren Ergebnissen.
Nutzungsrechte – klare Regeln schaffen Sicherheit
Designentwürfe sind urheberrechtlich geschützt, daher gilt:
- Vor Zuschlag: Die Nutzungsrechte bleiben bei den Designer:innen. Die Entwürfe dürfen nicht ohne Einwilligung oder Lizenz verwendet werden.
- Nach Zuschlag: Die Nutzungsrechte sollten vertraglich in dem Umfang genau geregelt werden, der für die Umsetzung des Projekts nötig ist.
- Nicht berücksichtigte Entwürfe: Diese dürfen nicht weiterverwendet oder abgewandelt werden.
Tipp: Klare Vereinbarungen schaffen Fairness und Rechtssicherheit. Bei der Formulierung hilft juristische oder vergaberechtliche Expertise.
TIPP
Klare Vereinbarungen schaffen Fairness und Rechtssicherheit.
Bei der Formulierung hilft juristische oder vergaberechtliche Expertise.
Handlungsempfehlungen (Do’s & Don’ts)
Do:
- Verfahren verständlich, schlank und zugänglich gestalten
- Ziele, Funktionen und Rahmenbedingungen des Designs klar definieren
- Referenzen statt neuer Entwürfe in der Teilnahmestufe verlangen
- Bei Konzeptphasen: Beiträge angemessen vergüten (analog zu Architekturwettbewerben)
- Den Rechteübergang ausdrücklich erst mit Zuschlag regeln
- Bei Bedarf Fachexpertise hinzuziehen (z. B. Vergabeberatungen oder Fachverbände wie die AGD)
Don’t:
- Keine vollständigen Designentwürfe ohne Vergütung verlangen
- Keine unklaren Schlagworte ohne funktionale Anforderungen verwenden
- Keine überzogenen Eignungsanforderungen stellen
- Nicht allein nach Preis vergeben. Qualität und Konzept sind entscheidend
Fazit
Wer Design strategisch vergibt, erhält bessere Ergebnisse und mehr Angebote. Mit professioneller Unterstützung lassen sich faire, rechtssichere und kreative Verfahren gestalten.
CTA: Unsere Expert:innen von der Vergabeberatung des Staatsanzeigers helfen Ihnen dabei, Ausschreibungen für Designleistungen erfolgreich, rechtssicher und attraktiv zu gestalten, von der Planung bis zur Vergabe.
