Wegen der Pflicht zur Durchführung der elektronischen Vergabe muss auch die Kommunikation zwischen öffentlichem Auftraggeber und Unternehmen/Bietern/Bewerbern mit elektronischen Mitteln erfolgen (§ 9 Abs. 1 VgV). Dabei ist in erster Linie die Kommunikation über die Vergabeplattform gemeint.
Die Kommunikation mit den Bietern darf aber auch über E-Mail erfolgen, etwa dann, wenn man als Auftraggeber die Plattform nur für die Angebotsabgabe nutzt. Hierbei ist zu beachten, dass wegen des Geheimwettbewerbs die E-Mails so verschickt werden müssen, dass die Bieter keine Kenntnis voneinander erhalten können. Die Kommunikation mit den Bietern ist fortlaufend zu dokumentieren (§ 8 VgV).
Mündliche Kommunikation ist nur in bestimmten Fällen möglich
Von einer mündlichen Kommunikation ist schon aus Dokumentations- und Transparenzgründen grundsätzlich abzuraten. Aber auch gesetzlich sind der mündlichen Kommunikation enge Schranken gesetzt: Sie darf nur erfolgen, wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen oder Angebote betrifft (§ 9 Abs. 2 VgV).
Im Ergebnis dürfte eine mündliche Kommunikation damit nie zulässig sein, denn ein Bieter meldet sich in der Regel nur, wenn es um eins dieser Themen geht. Aufklärungsgespräche und Angebotspräsentationen, die gerade bei komplexeren Aufträgen üblich und sinnvoll sind, müssen allerdings weiterhin stattfinden können. Auch müssen Verhandlungen im Rahmen von Verhandlungsverfahren und Innovationspartnerschaften sowie der Dialog bei wettbewerblichen Dialogen weiterhin auch im Rahmen von persönlichen Terminen möglich sein. In diesen Fällen muss besonders auf eine aussagekräftige Dokumentation geachtet werden.
Besonderheiten bei Bieterfragen
Vor Ablauf der Angebotsfrist hat der Bieter die Möglichkeit, alle Unklarheiten, Bedenken etc., die er zum Verfahren bzw. zu den Vergabeunterlagen hat, im Rahmen von Bieterfragen an den Auftraggeber zurückzuspielen. Dieser muss die Fragen zeitnah, jedoch spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist beantworten.
Die Antworten auf Bieterfragen muss der Auftraggeber als Teil der Vergabeunterlagen nach § 8 VgV allen Bietern anonymisiert zur Verfügung stellen, um den Gleichbehandlungs– und Transparenzgrundsatz zu wahren. Nur in Ausnahmefällen ist es zulässig, die Antworten nicht an alle Bieter weiterzugeben, etwa wenn die Frage augenscheinlich eine eindeutige Aussage in den Vergabeunterlagen betrifft, die der Bieter übersehen hat. Sobald jedoch der kleinste Ansatz für ein Missverständnis bestehen könnte, sollte die Klärung gegenüber allen Bietern erfolgen.
Enthalten die Vergabeunterlagen eine Frist, bis zu dessen Ende Fragen gestellt werden können, ist eine Beantwortung nach der Frist nicht erforderlich. Es sei denn: Die Frage ist für die Erstellung des Angebots von Bedeutung. Dann sollte die Antwort unverzüglich gegeben und auch alle anderen Bieter darüber informiert werden.
Die Antwort bzw. das Fehlen einer Klarstellung könnte nämlich Auswirkungen auf die Vergleichbarkeit der Angebote haben und letztlich dazu führen, dass das Vergabeverfahren genau aus diesem Grund aufgehoben werden muss. Wird eine Frage nach Ablauf der 6-Tagesfrist beantwortet, ist die Angebotsfrist angemessen zu verlängern, um zu gewährleisten, dass alle Unternehmen von den Änderungen/Informationen Kenntnis nehmen können.
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