Neue KI-Regeln: Was Behörden jetzt wissen sollten

KI ist längst im Behördenalltag angekommen: in Textentwürfen, Zusammenfassungen, Recherchen oder Bürgerinformationen. Ab dem 2. August 2026 treten nun neue Vorgaben der europäischen KI-Verordnung in Kraft – vor allem zu Transparenz, Kennzeichnung und KI-Kompetenz. Der sogenannte „KI-Omnibus“ entschärft zwar einzelne Pflichten und verschiebt Fristen. Für Behörden bedeutet das aber keinen Freifahrtschein.  

Der „KI-Omnibus“: weniger Vollbremsung, mehr Spurwechsel 

Der Rat der Europäischen Union hat am 29. Juni 2026 der Verordnung zur Vereinfachung der KI-Regeln zugestimmt. Diese wird häufig „KI-Omnibus“ genannt. 

Das klingt zunächst nach schweren Veränderungen, ist aber im Grunde ein Gesetzespaket zur Entlastung. Die EU will die Umsetzung der KI-Verordnung vereinfachen, Fristen entzerren und Doppelarbeit vermeiden. Besonders wichtig: Die Regeln für Hochrisiko-KI-Systeme werden nach hinten verschoben. Gemeint sind KI-Systeme, die wegen ihres Einsatzbereichs besonders streng reguliert werden, weil sie etwa Auswirkungen auf Sicherheit, Gesundheit oder Rechte von Menschen haben. 

Für eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme sollen die Regeln ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Für Hochrisiko-KI-Systeme, die in Produkte eingebettet sind, sogar erst ab dem 2. August 2028. 

KI-Kompetenz: Nicht alle müssen gleich Profis werden 

Bisher wurde Art. 4 der KI-Verordnung oft so verstanden: Verwaltungen müssen über Prüfungen, Nachweise oder Zertifikate sicherstellen, dass ihre Beschäftigten ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz haben. 

Der „KI-Omnibus“ entspannt diese Regelung etwas. Künftig geht es nicht mehr darum, ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau bei jeder einzelnen Person in der Organisation zu garantieren. Aber alle Mitarbeitende, die KI nutzen, müssen wissen, wie sie mit dem Werkzeug umgehen, was es kann und wann es heikel wird. Im Klartext: Niemand muss den Bus bauen können, aber wer die Kiste fährt, sollte auch wissen, wie man sie steuert.  

Genau an dieser Stelle wird Weiterbildung wichtig: nicht als Pflichtprogramm mit erhobenem Zeigefinger, sondern als praktische Orientierung für den Arbeitsalltag.

Ganz raus sind öffentliche Körperschaften also nicht

Die neue Formulierung ist eine Erleichterung. Aber sie ist keine Einladung zum Wegducken. Behörden und öffentliche Einrichtungen sollten weiterhin zeigen können, dass sie KI-Kompetenz fördern – etwa durch Schulungen, interne Leitlinien oder klare Nutzungsregeln. 

Denn KI wird längst für Pressemitteilungen, Bürgerinformationen, E-Mails, Präsentationen, Formularen, Social-Media-Posts und Entscheidungsprozessen eingesetzt. Wenn sie Texte schreibt, Bilder erzeugt oder Informationen zusammenfasst, braucht es Menschen, die einordnen können: Stimmt das? Darf ich den mit KI erstellten Text einfach so verwenden? Muss ich die Nutzung kennzeichnen? Welche Daten gebe ich ein? Und wer trägt am Ende die Verantwortung?  

Die Antwort auf die letzte Frage ist meistens unbequem, aber dafür einfach: nicht die KI. 

Mehr Transparenz ab 2. August 

Neben der KI-Kompetenz rücken ab dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten stärker in den Mittelpunkt. Denn gerade Behörden leben davon, dass Informationen nachvollziehbar, verlässlich und ehrlich sind. Bürger:innen müssen wissen, mit wem oder was sie kommunizieren, und ob Inhalte künstlich erzeugt oder verändert wurden. Das betrifft zum Beispiel Chatbots, virtuelle Assistenten oder automatisierte Auskunftssysteme. Nutzerinnen und Nutzer müssen erkennen können, dass sie es mit KI zu tun haben. 

Auch bei KI-generierten Inhalten wird Transparenz wichtiger. Wer Bilder, Videos, Audios oder bestimmte Texte mit KI erstellt oder bearbeitet, sollte prüfen, ob eine Kennzeichnung erforderlich ist. Kurz gesagt: Wenn KI zum Einsatz kam, darf man in vielen Fällen nicht so tun, als wäre alles rein menschlich entstanden. Damit das künftig schneller erkennbar ist, soll es eigene Symbole geben, die wie digitale Verkehrsschilder funktionieren: kurz, sichtbar, verständlich. Noch ist nicht jede Detailfrage endgültig geklärt, die Richtung aber schon: Transparenz wird zum neuen Standard.

Was Sie jetzt tun können – und sollten 

Der beste erste Schritt ist keine 80-seitige KI-Strategie. Auch kein Krisenmeeting mit zwölf Tagesordnungspunkten. 

Viel sinnvoller ist eine einfache Bestandsaufnahme: 

• Wo nutzen wir bereits KI? 

• Wer nutzt KI? 

• Für welche Aufgaben wird sie verwendet? 

• Mit welchen Daten wird sie gefüttert? 

• Wer prüft die Ergebnisse? 

• Wo brauchen wir Hinweise, Kennzeichnungen oder Schulungen? 

Schon die Beantwortung dieser Fragen bringen oft mehr Klarheit als der nächste Stapel Grundsatzpapiere. 

Im Anschluss geht es darum, Mitarbeitende abzuholen. Denn die meisten Menschen wollen KI nicht falsch einsetzen. Sie brauchen nur eine realistische Vorstellung davon, was erlaubt, sinnvoll und riskant ist.  

Fazit: Die Regeln werden leichter. Das Thema bleibt wichtig. 

Der „KI-Omnibus“ nimmt etwas Druck aus der Umsetzung der KI-Verordnung: Einige Fristen werden verschoben, Art. 4 wird praxisnäher formuliert und Verwaltungen müssen kein fixes Kompetenzniveau für jede einzelne Person garantieren. 

Aber: KI-Kompetenz bleibt wichtig. Nur die Anforderungen werden praxisnäher. 

Behörden sollten deshalb jetzt Orientierung schaffen, Transparenzpflichten ernst nehmen und Mitarbeitende beim sicheren KI-Einsatz unterstützen. 

Denn KI wird nicht wieder verschwinden. Und wer heute vorbereitet ist, muss morgen nicht improvisieren.