Papierlos und effizient: Bauhof Buchen überzeugt mit digitalen Abläufen
Schluss mit Papierkram und ineffizienten Prozessen! Der Bauhof der Stadt Buchen hat seine Verwaltungsabläufe dank einer eigenen Software digitalisiert. Das Ergebnis: schlankere Prozesse, effizientere Ressourcennutzung und eine deutliche Zeitersparnis für die Mitarbeitenden. Die Jury des Staatsanzeiger Award zeigte sich von dem Projekt beeindruckt und würdigte es mit dem zweiten Platz in der Kategorie „Digitalisierung“.
Schnellere Prozesse, effizientere Ressourcennutzung
Die neue Software des Bauhofs der Stadt Buchen ermöglicht eine medienbruchfreie Auftragsvergabe und digitale Leistungserfassung per Tablet. So sind alle Informationen zentral verfügbar, der Bearbeitungsstand jederzeit transparent und Optimierungspotenziale schnell erkennbar.
Ein weiterer Effekt: Der Bauhof konnte seinen Papierverbrauch – und damit auch den physischen Speicherbedarf – erheblich reduzieren. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch nachhaltig.
Mitarbeiter an Bord genommen
Der Weg zur Digitalisierung war geprägt von klaren Schritten und einer sorgfältigen Planung. Nach der Vertragsunterzeichnung im Juli 2022 wurde ein umfassendes Kick-Off-Meeting durchgeführt, gefolgt von einer intensiven Konzeptionsphase.
Trotz einiger anfänglicher Herausforderungen, wie etwa kleinerer Startschwierigkeiten in der neuen Cloudlösung, konnte die Idee zeitnah umgesetzt werden. Durch eine transparente Kommunikation und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden entwickelte sich das Projekt letztlich sogar in Rekordgeschwindigkeit.
Bereits die erste Testphase am 1. Mai 2023 mit allen 33 Mitarbeitenden des Bauhofes verlief erfolgreich. Die positive Reaktion und hohe Zustimmung aller Mitarbeitenden machten eine schnelle Umsetzung möglich, sodass das System bereits zwei Monate später auf Echtbetrieb umgestellt wurde.
Der Ansatz, die Mitarbeitenden früh einzubinden und über alle Phasen hinweg offen zu kommunizieren, sehen die Organisator:innen als wichtigen Erfolgsfaktor für die große Akzeptanz und den letztlich hohen Wirkungsgrad des Projekts.
TIPP
Sie möchten mehr über das Projekt erfahren?
Die Stadt Buchen hat mit ihrem Projekt „Digitale Bauhof-Verwaltung“ den zweiten Platz beim Staatsanzeiger Award in der Kategorie „Digitalisierung und Innovation“ gewonnen. Erfahren Sie mehr über die innovativen Ansätze und Ergebnisse des Projekts auf unserer Award-Seite.
Jury überzeugt
Der Bauhof Buchen zeigt beispielhaft, wie Digitalisierung die öffentliche Verwaltung effizienter und zukunftsfähiger gestalten kann. Die Jury des Staatsanzeiger Award war von der innovativen Kraft und dem nachhaltigen Nutzen des Projekts überzeugt und verlieh dem Bauhof der Stadt Buchen den zweiten Platz in der Kategorie „Digitalisierung“.