Bekanntmachung im Vergabeverfahren: Anforderungen und Praxistipps für Vergabestellen

Eine Bekanntmachung im Vergabeverfahren informiert Unternehmen über einen geplanten, geänderten oder vergebenen öffentlichen Auftrag. Welche Angaben, Formate und Veröffentlichungswege erforderlich sind, hängt insbesondere von der Verfahrensart, dem Auftragswert, der ausgeschriebenen Leistung und dem Verfahrensstand ab.  

Für Vergabestellen kommt es deshalb nicht nur auf eine vollständige Bekanntmachung an. Entscheidend ist auch, dass die Angaben mit den Vergabeunterlagen übereinstimmen und über den richtigen Weg veröffentlicht werden. Fehler bei Fristen, Eignungskriterien oder Verlinkungen können Rückfragen, Berichtigungen und Verzögerungen verursachen. 

Das Wichtigste in Kürze 

Wenn Sie eine Bekanntmachung erstellen, sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten: 

• Gleichen Sie Bekanntmachung und Vergabeunterlagen vor der Veröffentlichung miteinander ab. 

• Achten Sie auf vollständige und widerspruchsfreie Angaben. 

• Geben Sie Eignungskriterien und Eignungsnachweise eindeutig an oder verlinken Sie diese entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. 

• Berücksichtigen Sie bereits bei der Vorbereitung, wie Sie mit der Nachforderung von Unterlagen umgehen möchten. 

• Prüfen Sie die Bekanntmachung vor der Veröffentlichung noch einmal im Zusammenhang mit den gesamten Vergabeunterlagen. 

Warum ist die Bekanntmachung im Vergabeverfahren wichtig? 

Die Bekanntmachung ist ein zentraler Bestandteil vieler Vergabeverfahren. Mit ihr informieren Sie interessierte Unternehmen über Ihren Beschaffungsbedarf und stellen wesentliche Informationen bereit, die für eine Teilnahme am Wettbewerb relevant sind. 

Damit trägt die Bekanntmachung wesentlich zur Transparenz des Vergabeverfahrens bei. Interessierte Unternehmen müssen anhand der veröffentlichten Informationen erkennen können, worum es bei Ihrem Auftrag geht und welche Anforderungen für eine Teilnahme gelten. 

Fehler oder Unstimmigkeiten können sich deshalb auf den weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens auswirken. Unklare Fristen, widersprüchliche Anforderungen oder fehlende Informationen können beispielsweise Rückfragen oder Berichtigungen erforderlich machen. 

Welche Arten von Bekanntmachungen gibt es im Vergabeverfahren? 

Welche Bekanntmachung erforderlich ist, hängt von der Verfahrensart und dem jeweiligen Stand ab. Neben der klassischen Auftragsbekanntmachung können unter anderem folgende Bekanntmachungen eine Rolle spielen: 

• Vorinformationen, 

• Auftragsbekanntmachungen, 

• Berichtigungen, 

• Aufhebungsbekanntmachungen, 

• Vergabebekanntmachungen nach der Zuschlagserteilung. 

Auch die Veröffentlichungswege unterscheiden sich – insbesondere danach, ob Sie ein nationales oder ein europaweites Vergabeverfahren durchführen. 

Für Sie als Vergabestelle bedeutet das: Nicht nur der Inhalt einer Bekanntmachung ist entscheidend. Auch die richtige Art der Bekanntmachung, der Zeitpunkt und der vorgesehene Veröffentlichungsweg müssen berücksichtigt werden.

Typische Fehler bei Bekanntmachungen im Vergabeverfahren 

In der Praxis sind es häufig kleinere Unstimmigkeiten zwischen Bekanntmachung und Vergabeunterlagen oder nicht ausreichend eindeutige Angaben, die später zusätzlichen Aufwand verursachen. 

Mit einer sorgfältigen Vorbereitung können Sie dazu beitragen, Rückfragen und notwendige Berichtigungen zu vermeiden. Drei Punkte sollten Sie dabei besonders im Blick behalten. 

Drei Praxistipps für die Vorbereitung Ihrer Bekanntmachung 

1. Eignungskriterien und –nachweise eindeutig angeben oder verlinken

Eignungskriterien und -nachweise  sind zentral für die Prüfung, ob Unternehmen für die Ausführung Ihres öffentlichen Auftrags geeignet sind. 

Nach § 122 Abs. 4 GWB sind die Eignungskriterien und geforderten Eignungsnachweise in der Auftragsbekanntmachung, der Vorinformation oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung anzugeben. 

Alternativ können Sie in der Bekanntmachung auf die elektronische Adresse der Vergabeunterlagen verweisen. Dabei muss aus der Bekanntmachung erkennbar sein, an welcher genauen Stelle der direkt verlinkten Vergabeunterlagen die Eignungskriterien aufgeführt sind. 

Achten Sie deshalb darauf, dass interessierte Unternehmen Eignungskriterien und geforderte Nachweise schnell und eindeutig finden können. 

2. Bekanntmachung und Vergabeunterlagen gemeinsam prüfen

 Bekanntmachung und Vergabeunterlagen sollten vor der Veröffentlichung gemeinsam abgeglichen werden. Werden beide getrennt erstellt oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten geändert, können leicht Widersprüche entstehen. 

Das betrifft beispielsweise: 

• Fristen, 

• Eignungsanforderungen, 

• Nebenangebote, 

• Vertragslaufzeiten oder 

• weitere Anforderungen an die Angebotsabgabe. 

Bevor Sie die Bekanntmachung veröffentlichen, sollten Sie deshalb einen abschließenden Abgleich vornehmen: Stimmen die Angaben in der Bekanntmachung mit Ihren Vergabeunterlagen überein? 

Dieser einfache Prüfschritt kann Ihnen helfen, vermeidbare Bieterfragen und spätere Berichtigungen zu reduzieren. 

3. Umgang mit Nachforderungen frühzeitig festlegen

 Legen Sie bereits bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens fest, wie Sie mit fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen umgehen möchten. 

Nach § 56 Abs. 2 VgV können Sie als öffentlicher Auftraggeber Bewerber oder Bieter unter Beachtung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung dazu auffordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige beziehungsweise fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. 

Sie können in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen außerdem festlegen, dass Sie keine Unterlagen nachfordern werden. 

Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Unterlage nachgefordert werden kann. § 56 Abs. 3 VgV schließt beispielsweise die Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen aus, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Für bestimmte Preisangaben enthält die Vorschrift eine Ausnahme. 

Legen Sie deshalb möglichst frühzeitig fest, wie Sie mit fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen umgehen möchten. Klare Regelungen schaffen Transparenz und erleichtern Ihnen eine einheitliche Handhabung im weiteren Verfahren. 

Checkliste für die Bekanntmachung: Was ist vor der Veröffentlichung zu prüfen? 

Bevor Sie Ihre Bekanntmachung veröffentlichen, lohnt sich ein abschließender Kontrollblick: 

• Haben Sie die für Verfahrensart und Verfahrensstand passende Bekanntmachung gewählt? 

• Sind alle wesentlichen Angaben vollständig und verständlich? 

• Stimmen Bekanntmachung und Vergabeunterlagen überein? 

• Sind Fristen und Vertragslaufzeiten konsistent angegeben? 

• Sind Eignungskriterien und -nachweise eindeutig angegeben oder entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verlinkt? 

• Sind die Regelungen zu Nebenangeboten widerspruchsfrei? 

• Haben Sie den Umgang mit Nachforderungen berücksichtigt? 

Mit diesem abschließenden Abgleich können Sie Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen, bevor die Bekanntmachung veröffentlicht wird. 

Fazit: Bekanntmachung und Vergabeunterlagen konsistent vorbereiten 

 Eine sorgfältig vorbereitete Bekanntmachung schafft Transparenz und reduziert vermeidbare Rückfragen und Berichtigungen im weiteren Vergabeverfahren. 

Achten Sie deshalb auf klare, vollständige und widerspruchsfreie Angaben. Prüfen Sie insbesondere, ob Eignungskriterien korrekt angegeben beziehungsweise verlinkt sind, ob Bekanntmachung und Vergabeunterlagen zusammenpassen und ob der Umgang mit Nachforderungen ausreichend berücksichtigt wurde. 

Prüfen Sie deshalb vor der Veröffentlichung insbesondere, ob Bekanntmachung und Vergabeunterlagen übereinstimmen, Eignungskriterien und Nachweise eindeutig angegeben oder verlinkt sind und der Umgang mit Nachforderungen festgelegt ist.